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Zeiterfassungspflicht

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Arbeitszeiterfassung ist ab sofort Pflicht!

Werbung Vieles hat sich in den letzten Jahren in der Arbeitswelt verändert. Computer und Software erleichtern uns die Arbeit, Maschinen und Roboter übernehmen körperlich anstrengende Aufgaben. Und zuletzt erwies es sich, dass man auch von zu Hause aus seine volle Leistung erbringen kann. Trotz aller Änderungen bleibt das Erfassen der Arbeitszeit nach wie vor ein wichtiger Bestandteil unserer Arbeit und das, um in erster Linie die Gesundheit der Arbeitnehmenden zu schützen.

In der heutigen Zeit verschwimmen Arbeit und Freizeit immer mehr – eine klare Eingrenzung der Arbeitszeit ist daher besonders wichtig. Unter anderem ist darum, die Erfassung der Arbeitszeit ist mit dem Urteil vom Bundesarbeitsgericht (BAG) nun zur unerlässlichen Pflicht geworden. Am 3. Dezember 2022 hat das BAG seine Entscheidungsgründe zu seinem Beschluss zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung vom 13.9.2022 (1 ABR 22/21) veröffentlicht. Die Pflicht besteht ab sofort für alle Arbeitgeber. Unabhängig von der Unternehmensform und -Größe.

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Wie muss die Arbeitszeit laut BAG erfasst werden?

Die Entscheidung vom Bundesarbeitsgericht verpflichtet den Arbeitgeber nicht nur ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen, sondern es auch ordnungsgemäß anzuwenden. Dabei müssen folgende Zeiten erfasst werden:

  • Beginn und Ende der Arbeitszeiten (Dauer der Arbeitszeit)
  • Pausenzeiten
  • Überstunden

Das eingesetzte System zur Zeiterfassung muss zudem auch verlässlich und leicht zugänglich sein. Der Arbeitgeber kann die Erfassung der Zeiten auch dem Mitarbeitenden delegieren, aber er entzieht sich so nicht der Verantwortung, dass die Arbeitszeiterfassung durch die Mitarbeiter tatsächlich und richtig angewendet wird.

Wer muss die Arbeitszeiten erfassen?

Die Regelung des Bundesarbeitsgerichts unterscheidet in der Anordnung nicht zwischen Innendienst- oder Außendienstmitarbeitern. Grundsätzlich sind alle Arbeitnehmer von der Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit betroffen.Lediglich aktuell leitende Angestellte sind von der Pflicht ausgenommen.

Formen der Zeiterfassung

Das BAG verpflichtet die Arbeitgeber nicht zu einer bestimmten Form der Aufzeichnungen. Dies kann sowohl in Papierform oder einer Exceltabelle passieren. Zeitgemäß ist es sinnvoll, sich für eine elektronische Lösung zu entscheiden. Dabei stehen den Unternehmen eine riesige Anzahl an verschiedenen Apps und Tools zur Hand.

Bei der Wahl des Systems zur Arbeitszeiterfassung, sollte nebst Usability und Preis auch der Faktor Datenschutz eine entscheidende Rolle spielen. Für die Zeiterfassung unserer Kollegen bei codafish haben wir uns darum für die Lösung mit Zoho People entschieden.

Zoho People ist die App von Zoho für das Personalmanagement. Mit der HR-Software lassen sich alle Mitarbeiterdaten zentral, sicher und cloudbasiert verwalten. Einer der grossen Vorteile von Zoho People liegt darin, dass sich Daten visualisieren und Workflows anpassen lassen. Zoho People ist auch skalierbar, bedeutet also, dass sich das System an jede Unternehmensgrösse und Anforderungen anpassen lassen kann.

Zeit- und Anwesenheitserfassung mit Zoho People

Für moderne und dezentrale Unternehmen eignet sich die Zeit- und Anwesenheitserfassung mit Zoho People besonders gut. Egal wie auf der Welt das Team verteilt ist, es wird nur ein Internetanschluss für die Zeiterfassung benötigt. Ebenso lässt sich eine Erinnerungsmail einrichten, die den Mitarbeiter an das Einchecken zur Arbeitszeit erinnert.

Zeiterfassung analysieren

Anstatt sich mit langwierigen Excel-Tabellen abzumühen, kann Zoho People mit wenigen Klicks aussagekräftige Berichte erstellen und analysieren. Natürlich können die Daten auch für eine exakte Berechnung der Gehaltsabrechnungen verwendet werden.

Datenschutz mit Zoho People

Zoho People stellt sicher, dass alle Daten die in Zoho People eingetragen und verarbeitet werden, mit höchster Sensibilität behandelt werden, um so der DSGVO-Bestimmungen zu entsprechen. Bei den Einstellungen in Zoho People hat man zudem die Option die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte so aufzusetzen, dass nur berechtigte Personen die Daten einsehen oder bearbeiten können.

Abschliessend muss man noch erwähnen, dass durch die Datenverschlüsselung sichergestellt wird, dass alle Informationen sicher in der Cloud aufbewahrt werden.

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Da die Pflicht der Arbeitszeiterfassung per sofort gilt, ist es sinnvoll sich schnellstmöglich nach einer geeigneten Lösung umzusehen. Im besten Fall vergleicht man verschiedene Apps und testet diese direkt mit den Mitarbeitern aus. Denn was bringt das tollste und genialste Werkzeug, wenn es von niemanden gerne genutzt wird? Mit der unverbindlichen Testversion von Zoho People, lassen sich alle Funktionen für 30 Tage kostenlos ausprobieren.

Für die Registrierung werden keine Kreditkartendaten benötigt. Da wir Zoho People seit 3 Jahren bei codafish für die Zeiterfassung und für allgemeine HR-Zwecke nutzen, teilen wir sehr gerne Erfahrungen und Kenntnisse mit unseren Kunden. Für eine Beratung stehen wir Ihnen gerne zur Seite!

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