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Umfangreiche Geschäftsprozesse, stetig wachsende Aufgaben, eine Vielfalt an Programmen – Sebastian Melzer, Vizepräsident der Deutschen Gesellschaft für Kardiotechnik e.V. benötigte ein einheitliches System, um alle digitalen Anforderungen der Vereins- und Facharbeit bewältigen zu können. Er fand Zoho, codafish und Grenzen, die sie gemeinsam überwunden haben. Lesen Sie hier, wie Zoho es geschafft hat, die Digitalisierung der DGFKT voranzubringen und wie codafish und Sebastian das System auf ein neues Level gehoben haben.

Foto von Piron Guillaume auf Unsplash

Knotenpunkte digitalisieren und verbinden – eine Herausforderung

Interessenvertretung, wissenschaftliche Fachgesellschaft, Herausgeberin von wissenschaftlichen Fachzeitschriften, Veranstalterin eines wissenschaftlichen Kongresses, Organisation von Fachkursen und Workshops und sowie die Förderung von Studentinnen und Studenten – die Deutschen Gesellschaft für Kardiotechnik e.V. ist die Anlaufstelle für Perfusionisten und Perfusionistinnen in ganz Deutschland. Vizepräsident, klinischer Perfusionist und Fachbereichsleiter der Abteilung Perfusion/Kardiotechnik am Asklepios Klinikum Hamburg Harburg, Sebastian Melzer, kann mittlerweile 580 Mitglieder beziffern, die sich mithilfe der Website registrieren, informieren und für Veranstaltungen anmelden können – ein bürokratischer und digitaler Aufwand, der langsam, aber sicher den Optimierungsbedarf der Arbeitsprozesse verdeutlichte. „Die Entscheidung, ein neues System zu integrieren, war das Ergebnis der stetig wachsenden Aufgaben sowie der gestiegenen Anforderungen an den Datenschutz“, erzählt Sebastian Melzer. „Darüber hinaus haben wir in diesem Schritt ein System gesucht, mit dem wir alle digitalen Anforderungen an ein Datenbank-, Buchhaltungs- und Eventmanagementsystem bewältigen konnten“.

Vom Suchen und Finden der perfekten Lösung

Dank der bereits bestehenden Arbeit mit dem webbasierten Automatisierungsdienst Zapier, musste Sebastian nicht lange nach der optimalen Lösung suchen und wurde auf Zoho aufmerksam – schließlich fand er in dem cloudbasierten Betriebssystem auf Anhieb genau das, was er brauchte: Eine Komplettlösung für die Digitalisierung aller Geschäftsbereiche. Mit mehr als 40 speziell auf Unternehmen ausgerichteten Onlineanwendungen bietet Zoho ein breites digitales Portfolio. Soweit die Theorie. Was jetzt noch fehlte, war der richtige Partner-in-crime, um das Aufsetzen des Systems nach den individuellen Deutschen Gesellschaft für Kardiotechnik e.V. zu bewerkstelligen. Ein paar Eingaben in den gängigen Suchmaschinen später, eröffnete sich Sebastian der Pool an offiziellen Zoho Kooperationspartnern – darunter auch codafish. Und nach dem ersten Gespräch war klar: Die Digital-Agentur und autorisierter Zoho Partner wird mit dem Projekt betreut. „Die Offenheit von codafish unseren Anforderungen und Wünschen gegenüber hat uns sofort überzeugt“, resümiert Sebastian Melzer den Startschuss der Zusammenarbeit. Das Ziel wurde seitens Sebastian klar definiert: Es musste ein CRM-System so umgebaut werden, dass es die Verwaltung aller, teilweise auch sehr speziellen Anforderungen, bewerkstelligen kann. Vor allem unter dem Blickwinkel, dass sich diese stark von dem Bedarf klassischer Firmen unterscheiden. Was klingt wie eine Herausforderung, war für codafish eine Motivation. Deshalb wurde nicht lange gefackelt und sich an die Arbeit gemacht!
«Die Offenheit von codafish unseren Anforderungen und Wünschen gegenüber hat uns sofort überzeugt, resümiert Sebastian Melzer den Startschuss der Zusammenarbeit»

Die richtige Auswahl der Zoho Werkzeuge

Das Wichtigste an einem so individuellen Projekt? Über starrsinnige Strukturen hinwegdenken. Bei codafish hieß dies: Gemeinsam die Projektvorbereitung erarbeiten. „Wir wurden an die Hand genommen und haben im Konsens aller die verschiedenen Phasen des Projektes definiert“, erzählt Sebastian. Entlang dieser wurde anhand der Deutschen Gesellschaft für Kardiotechnik e.V. die passenden Zoho Module ausgewählt. Das Ergebnis konnte sich sehen lassen: Im Rahmen von Zoho One wurden Zoho WorkDrive, Zoho CRM, Zoho Books, Zoho Biling, Zoho Backstage, Zoho Contract, Zoho Flow und Zoho Forms für die zukünftigen Arbeitsabläufe definiert. Ein buntes Potpourri an Anwendungen für den einen, aber ein in sich kohärentes System für den Verein, welches alle Anforderungen erfüllte.

Foto von Orrico en Unsplash

«Wir wurden an die Hand genommen und haben im Konsens aller die verschiedenen Phasen des Projektes definiert, erzählt Sebastian»

Ein Switch im laufenden Betrieb – Challenge accepted!

Schritt 1, Set Up, konnte zügig umgesetzt werden, jetzt ging es um die Implementierung. Während es laufenden Betriebes arbeiteten Sebastian und codafish auf Hochtouren und haben eine Mitgliederverwaltung, eine Teilnehmerverwaltung, die Verwaltung eines Ausbildungsförderungsprogrammes sowie die komplette Veranstaltungsorganisation neu gebaut und diese schlussendlich auch noch in die Buchhaltung integriert – und dies innerhalb von zwei Monaten. Ein straffer Zeitplan, bei dem sich Sebastian sogar noch ein zusätzliches, persönliches Ziel gesetzt hat: „Ich wollte die Skriptsprache DELUGE verstehen, damit ich in der Zukunft das Projekt, vor allem im Hinblick auf Zoho Creator, weiterentwickeln kann“.
«Die Aufnahme von neuen Mitgliedern ist inzwischen ein selbstlaufender Workflow, der die Verwaltungsarbeit fast auf null reduziert hat, erzählt Sebastian»

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Arbeiten mit dem Funktionsparadies von Zoho

Dem Vorsatz von Sebastian konnte man zurecht das Prädikat „ambitioniert“ verleihen. Aber wenn man sich die Ergebnisse des Projektes betrachtet, so fügt sich dieses Ziel nahtlos in die Mächtigkeit der Zoho Funktionen, die codafish für die Deutschen Gesellschaft für Kardiotechnik e.V. implementiert und individuell angepasst hat, ein: Die Mitgliederverwaltung wurde nicht nur gebaut, sondern mithilfe von Blueprints konfiguriert und mit dem CRM verbunden. „Die Aufnahme von neuen Mitgliedern ist inzwischen ein selbstlaufender Workflow, der die Verwaltungsarbeit fast auf null reduziert hat“, erzählt Sebastian. Das Besondere daran? Jede neue Mitgliedschaft muss laut Vereinsgesetz von zwei Bürgen bestätigt werden, die angeschrieben werden müssen. Überdies muss dazu der Vorstand befragt werden. Was sich früher als bürokratischer Aufwand gestaltet hat, läuft jetzt mithilfe der Blueprints nahezu vollautomatisch. Dank der Verbindung von Zoho Books und Zoho Forms können in Kombination mit eingerichteten Deals in Zoho CRM Spenden- und Mitgliederbeiträge automatisch als Verträge generiert werden. Immer im Hintergrund mit dabei: Die Synchronisation der Daten mit dem Content-Management-System WordPress.

Die Arbeit mit Zoho: Intuitiv, individuell, über die Grenzen hinaus

Was codafish mit bei der Deutschen Gesellschaft für Kardiotechnik e.V. geschafft hat, lässt sich in einem Statement zusammenfassen: Es wurden Grenzen überwunden. Und dabei gezeigt, dass ein System wie Zoho, welches einen starken Fokus auf Vertrieb und Marketing legt und dementsprechend Hilfestellungen geben möchte, auch für speziellere Unternehmen passend gemacht werden kann. Wenn Sebastian Melzer an den Weg der Konzeption des Zoho Systems zurückdenkt, ist er mehr als zufrieden. „Zoho bewerte ich als sehr ausgereift. Die Arbeit mit den Programmen ist intuitiv, angenehm und die Verknüpfung untereinander großartig. Und was nicht passt, kann man recht einfach passend machen – vor allem die selbst gebauten Spezialmodule machen uns die Arbeit sehr einfach“. – Sebastian Melzer, Vizepräsident Deutschen Gesellschaft für Kardiotechnik e.V.

Eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe

«Ein System nicht nur fordern, sondern vielfach aus herausfordern, das war die Quintessenz des Projekts. Dafür braucht man nicht nur hier und da starke Nerven, sondern auch einen starken Partner. Für Sebastian und codafish war die Zusammenarbeit nicht nur effizient – sie fand allen voran auf Augenhöhe statt. Die Arbeit von codafish war sehr strukturiert, kompetent und freundlich. Aber vor allem die Geduld von Timo Müller war bewundernswert, fasst Sebastian seine Erfahrungen zusammen. »

The sky is the limit, wenn es um Ihre digitalen Projekte geht

Die Konzeption und Implementierung von Zoho One für die Deutschen Gesellschaft für Kardiotechnik e.V. ist nur ein Beispiel, welches zeigt, zu was das System alles fähig ist. Wir wissen um die starken Funktionen von Zoho und überwinden mit Ihnen jedes noch so kleine Hindernis oder jede noch so unüberwindbar wirkende Grenze. Dank unserer jahrelangen Erfahrung mit Zoho und unserer Expertisé in der Programmierung, schneiden wir Ihre Digitalisierung ganz nach Ihrem Bedarf zu. Wir beraten Sie gerne, konzipieren den Projektplan, kümmern uns um die Implementierung und sind für Schulungen sowie Anpassungen im Nachgang für Sie da.

Was unsere Kunden über uns sagen

Als Full-Service-Agentur entwickeln wir mit Ihnen zusammen eine erfolgreiche Digital-Strategie und helfen in allen Bereichen der Umsetzung, vom Design bis zum Hosting und Software-Support. Einen Überblick zu allen Referenzen finden Sie hier.

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