Ein Unternehmen zu gründen, ist keine leichte Aufgabe. Von der Entwicklung der Geschäftsidee über die Definition der Rechtsform und die Marktanalyse bis hin zur Finanzplanung – es ist komplex. Doch Jürgen Herbert ging noch weiter: Er wusste, dass die Software den spezifischen Anforderungen der Branche entsprechen musste. Da begann seine Suche – und endete mit Zoho und codafish.
Das höchste Maß an Individualisierung und Digitalisierung – ein Fall für Zoho
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Die richtige Software für komplexe Anforderungen
Man nehme jahrelange Erfahrung, Knowledge und eine zielgerichtete Vision – daraus entstand mit Geschäftsführer Jürgen Herbert das Personaldienstleistungs-Unternehmen ParaQare mit der Spezialisierung auf den deutschen Rettungsdienst. Für die mittlerweile 50 Teil- und Vollzeitkräfte und die knapp 100 geringfügig und kurzfristig Beschäftigte ist die Arbeit bei ParaQare längst nicht mehr ein Job, sondern eine Verantwortung. Die Mission: Dafür zu sorgen, dass Rettungswagen allzeit besetzt sind und Menschen in Not die Hilfe erhalten, die sie benötigen. Welche Voraussetzungen das Geschäftsmodell mit sich brachte, dessen war sich Jürgen Herbert bewusst: „Ich bin seit Jahren mit der Personalüberlassung gut vertraut und wusste daher genau, welche Anforderungen ich an eine Software stellen musste und welche Systeme diese nicht abdecken“, erzählt er. Was folgte, war die Recherche nach einem Komplettsystem mit dem Fokus auf ein ganz bestimmtes Augenmerk – einem hohen Individualisierungs- und Digitalisierungsgrad.
Individuell, digital, komplett – die Lösung heißt Zoh
Google bot bei Jürgens Suche nicht nur ein gutes Ergebnis – es gab ihm zwei: Zoho und codafish. „Ich hatte bereits mit einem Mitbewerber gesprochen, aber dann kam ich mit codafish in Kontakt,“ erinnert sich Jürgen. Und wer hat ihn überzeugt? Unser CEO, Timo Müller. „Timos Pitch war so überzeugend, dass ich mich sofort für codafish entschieden habe.“ Aber es war nicht nur die Begeisterung von codafish – es waren auch die Fähigkeiten von Zoho. Mit mehr als 55 integrierten Anwendungen bietet Zoho digitale Lösungen für nahezu jede Geschäftsfunktion, die alle an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden können. Das All-in-One-System, das Jürgen suchte, war endlich gefunden.
„Mich haben viele Aspekte zu der Zusammenarbeit mit codafish überzeugt. Allen voran waren es die umfangreichen Kenntnisse zu den Einzelprogrammen von Zoho. Und es war die Fähigkeit von Timo, unser komplexes Projekt zusammenzufassen und eine kompetente Lösung aufzuzeigen, die sich mit Zoho umsetzen ließ“
Von der Wunschliste zur Umsetzung
Jedes Projekt beginnt mit der Definition von Zielen – und ParaQare hatte viele. „Am Anfang brauchten wir eine Software-Suite, die tatsächlich alle Elemente unseres täglichen Betriebs abdecken konnte,“ sagt Jürgen. Zoho erwies sich genau als das: eine vollständig integrierte Suite, in der Anwendungen miteinander kommunizieren, Daten modulübergreifend verarbeiten und nahezu alle Arbeitsabläufe digitalisiert werden können. Ein wichtiges Ziel war es, einen hohen Automatisierungsgrad zu erreichen, insbesondere in den Bereichen Dokumentation und Personaldienstleistungen. „Bis heute implementieren wir Automatisierungen, die andere Unternehmen manuell durchführen,“ berichtet Jürgen. Das Ergebnis? ParaQare Medic arbeitet nahezu papierlos.
Jürgen Herbert, Geschäftsführer ParaQare Medic GmbH
„Bis heute setzen wir Automationen und Prozesse um, die woanders noch händisch bearbeitet werden“
Der Weg ist das Ziel – das Mantra des Projektmanagements
Es klingt alles ein bisschen zu gut, um wahr zu sein, wenn man das erfolgreiche Ergebnis eines Projekts präsentiert, nicht wahr? Aber jeder, der schon einmal Teil eines Softwareprojektteams war, weiß: Herausforderungen gehören immer dazu. Und ParaQare Medic war keine Ausnahme. „Deutsche Komplexität kann für einige Softwaresysteme ein Hindernis sein,“ reflektiert Jürgen, als er nach den Komplikationen gefragt wird, mit denen er und sein Team konfrontiert waren. „Wir sind mit der oft komplizierten deutschen Denkweise vertraut – und Zoho, noch relativ neu auf dem deutschen Markt, musste dies lernen. Deshalb ergaben einige Logikabläufe innerhalb der Software für uns nicht sofort Sinn.“ Einer der schwierigsten Aspekte? Die Implementierung der Lösung während des laufenden Betriebs. Zoho People, Zoho Shifts, Zoho CRM, Zoho Books, Zoho Mail, Zoho Cliq, Zoho Projects, Zoho Sheet, Writer und Show, Zoho Forms und Zoho Recruit wurden alle Schritt für Schritt konfiguriert und angepasst. Klingt nach viel? Das war es auch. Und doch, trotz einiger Fehler, die noch behoben werden mussten, schätzt Jürgen Herbert die Leistungsfähigkeit von Zoho bei der Bewältigung komplexer Geschäftsanforderungen sehr – „insbesondere, weil externe Anpassungen so mühelos implementiert werden können,“ fügt er hinzu. Und wie erreicht man das? Mit einem starken Partner an der Seite.
„Es scheint nicht viele Zoho Agenturen zu geben, die so umfassend Wissen zu den einzelnen Zoho Produkten geben können wie codafish. Hut ab! Ich will, kann und möchte die Agentur zu 100% weiterempfehlen!“
Ein Fels in der digitalen Zoho-Brandung
Die Liste an zu implementierenden Anwendungen war lang, aber codafish hat es geschafft. „Das gesamte Team von codafish ist sehr strukturiert und hat von Anfang bis Ende einen tollen Job gemacht“, lautet Jürgens Resümee. „Durch die enge Zusammenarbeit mit Timo habe ich gemerkt, dass er ein hervorragender Programmierer mit sehr viel Sachverstand ist. Und vor allem mit großem Einsatz dabei ist! Aber auch alle anderen Mitarbeiter sind bei Problemen ansprechbar und versuchen zu helfen. Das ist absolut Gold wert“.
Paraqare Medic GmbH
ParaQare Medic und Zoho – eine voll automatisierte Symbiose
ParaQare Medic ist jetzt mit der Zoho Suite in Betrieb und berichtet stolz, dass alle Prozesse vollständig automatisiert wurden, mit einer signifikanten Verbesserung der Datenqualität, neben anderen Vorteilen. Ein Ergebnis, das wirklich für sich spricht – auch wenn es ein paar Stolpersteine gab. „Zoho ist komplex, aber leistungsstark. Und obwohl wir die Software in all ihren Facetten erst kennenlernen mussten, bin ich überzeugt, dass das Endergebnis hervorragend sein wird,“ sagt Jürgen – und spricht allen zukünftigen Zoho-Nutzern Mut zu.
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