Nach dieser Prämisse arbeitet jedes Unternehmen, das als Dienstleister tätig ist. Und auch wenn Strategy Compass eine deutlich umfassendere Vision verfolgt, sah die Realität leider anders aus. Dem Unternehmen ist bewusst, dass es nicht nur in den Augen der Kunden außergewöhnlich gut arbeiten muss, sondern dass auch effiziente interne Prozesse für den Geschäftsbetrieb von großer Bedeutung sind. Leider entsprach die Realität nicht diesen Vorstellungen. „CRM, Support, Buchhaltung, verschiedene Projekte – für jeden Unternehmensbereich gab es eine eigene Insellösung, die nicht nur qualitative Schwächen offenbarte, sondern auch die Arbeitsbelastung für alle enorm erhöhte“, beschreibt Uwe Zeithammer, Head of Sales, die Ausgangssituation. Mit „alle“ sind hier die 35 Mitarbeitenden gemeint, die bei Strategy Compass fast 150 Kunden betreuen. Das Softwareunternehmen entwickelt maßgeschneiderte Microsoft-Office-Lösungen mit dem Ziel, Kommunikation und Präsentation auf ein völlig neues Niveau zu heben. Im Mittelpunkt stehen dabei stets die Anforderungen und Wünsche der Kunden, die es umzusetzen gilt. Doch was tun, wenn diese Philosophie auf umständliche und zeitraubende Tools trifft? Ganz einfach – das Problem direkt anpacken! Und genau dabei haben wir von codafish nur allzu gerne geholfen.

Als Full-Service-Digitalagentur haben wir sofort erfasst und verstanden, worauf es Strategy Compass am meisten ankam: eine vernetzte Arbeitsstruktur, die nicht nur den Mitarbeitenden das Leben deutlich erleichtert, sondern auch die Bedürfnisse der Kunden in den Prozess einbindet – und das auf internationaler Ebene.

„Bei der Wahl eines Partners für unser Projekt mussten für uns mehrere Anforderungen erfüllt sein. codafish hat uns nicht nur mit Fachwissen und einer klaren Struktur überzeugt, sondern auch mit ihrer internationalen Präsenz. Alles in allem wussten wir sofort, dass wir mit codafish die richtige Agentur gewählt hatten, da ihre Arbeitsweise das beste Verständnis dafür bot, was wir uns von einer Lösung erhofften.“ Struktur in verworrene Arbeitsabläufe zu bringen, ist etwas, das bei codafish schon immer unser Herz höherschlagen lässt. Genau deshalb haben wir uns der Sache mit vollem Einsatz angenommen und nach den Kick-off-Meetings zügig mit der Ausarbeitung des Projektplans begonnen.

Neben der Integration der Standards und des Aufsetzens der einzelnen Module haben wir gemeinsam mit Strategy Compass ihren Optimierungsbedarf in drei Punkten festgelegt. „Aus einem wahrlichen Kuddelmuddel sollten einzelne Informationssilos für die wichtigsten Bereiche geschaffen werden: Sales, Projects, Account und Marketing. Das war wichtig, da sich genau hier die immensen Aufwände gebündelt haben, weil es schwer war, alle Informationen zu Aufträgen und Kunden einheitlich auf alle involvierten Bereiche zu übertragen. Folglich haben die Qualität der Kommunikation und die Prozesse gelitten“, fasst Uwe Zeithammer den damaligen Status Quo zusammen.
Ein Problem, was wir von codafish nur allzu gut kennen: Viele und relevante Informationen, die unterschiedlich verarbeitet, gespeichert und nicht immer allen Ansprechpersonen zugänglich gemacht werden. Dabei kann die Lösung so einfach sein: Mit Zoho One bieten wir einen wahren Strukturtraum. Die Komplettlösung digitalisiert alle Geschäftsbereiche, sodass sie als eine gesamte Einheit aufgesetzt werden können. Kundendaten, To Dos, Buchhaltung – die mehr als 40 Zoho Online-Anwendungen bilden effektive Schnittstellen, die es Informationen unmöglich machen, durchzurutschen. Das Wichtigste dabei? Eine umfassende Beratung, welche Anwendungen für die Anforderungen schlussendlich am besten geeignet sind. Genau das bieten wir bei codafish unseren Kunden an und setzen die Module für euch auf und verbinden sie in einem Interface. 

Wer sich im Projektmanagement auskennt, der weiß: Das Mantra „der Weg ist das Ziel“ ist meist auch mit Stolpersteinen versehen. Rückschläge bei Zieldefinitionen, bei denen sich Vorstellungen und Realität auch mal nicht abgleichen, Arbeitsaufwände, die unterschätzt werden und dann den Projektzeitrahmen sprengen – all das ist keine Seltenheit. Umso wichtiger ist es, dass die Struktur bereits zu Beginn Einzug erhält. Wer sich im Projektmanagement auskennt, der weiß: „codafish hatte von Anfang eine klare Agenda und war gut vorbereitet. Somit konnten die Projektziele auf drei Säulen komprimiert werden: 1. Eine integrierte Plattform musste her, die alle Informationen und Prozesse vom ersten Kontakt bis zur Rechnungsstellung umfasst. 2. Diese Informationen sollten allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden. Und 3: Effizienz, sodass der Zeitaufwand für Recherche zu diesen wichtigen Informationen und die Datenanalyse spürbar reduziert wird.“

Mit diesem Fahrplan in der Tasche, ging es ans Eingemachte. Wir haben das neue technische Konstrukt gebaut und die Module entsprechend konfiguriert. Immer mit einem sensiblen Auge für den Projektmanagement-Kryptonit, der auch vor Strategy Compass keinen Umweg gemacht hat: Wechselnde Verantwortliche und Unstimmigkeiten, welche Anforderungen wirklich umgesetzt werden sollten. Aber auch hier unterstützten wir im ganzheitlichen Prozess mit konzeptionellen und technischen Lösungen. „Sehr positive Verfügbarkeit, eine enorme Reaktionsgeschwindigkeit, Verständnis für unsere Probleme und die Kompetenz im Hinblick auf die Systemintegration – dank des Teams wirkten unsere Hürden immer überwindbar und das Projektziel in greifbarer Nähe“.

Alle Systeme startklar, die To Dos auf „erledigt“ gesetzt, Zugänge verteilt: Bühne frei für das neue Digitalisierungszeitalter bei Strategy Compass, welchem wir mit Den Projektverantwortlichen nach dem Go Live mit ein wenig Lampenfieber entgegensahen – und mit Applaus und Standing Ovations belohnt wurden. „Der Switch lief reibungslos und das neue System wurde vom gesamten Team sehr positiv begrüßt. Trotz der mächtigen Tools und Funktionen, die alle anderen erstmal kennenlernen mussten, wurde allen sehr schnell klar, was Zoho One für unseren Arbeitsalltag bedeutet: Zeitverkürzung und neue, nachhaltige Wege für unsere Arbeitsprozesse und die Kundenbindung“, feedbackt Uwe Zeithammer und macht bei uns einen weiteren Strich unter dem Punkt Challenge accepted – challenge completed – ganzheitliche Digitalisierung vorangebracht.