Das mit Hauptsitz in Essen ansässige Logistikunternehmen ist auf Geschäftspostdienstleistungen spezialisiert und betreut mehr als 1.500 Kunden mit Ausschreibungen, Werbepost, Abholungen und Zustellungen sowie der Sendungsverfolgung. Solide Strukturen und perfekt integrierte Prozesse haben xendis zu einem starken Partner für seine Kunden gemacht – nicht zuletzt dank des kontinuierlichen Optimierungsprozesses, den das Unternehmen verfolgt. „Wir prüfen jeden Arbeitsbereich, um unsere Leistungen an die Bedürfnisse unserer Kunden anzupassen und unsere Effektivität zu steigern“, erklärt Sarah Rother, Sales Managerin bei der xendis GmbH, und beschreibt damit die Unternehmensphilosophie. „Doch um auch intern unsere Struktur zu stärken, mussten wir zunächst eines lösen: das Thema Kundenbeziehungsmanagement.“

Neue Strukturen wagen und frischen Wind in das Unternehmen lassen. Das war das Ziel der xendis GmbH vor einem Jahr. Doch einhergehend damit hieß es, das bestehende CRM zu verabschieden und vor einer immensen Herausforderung zu stehen: „Durch die Restrukturierung mussten neue Systeme implementiert werden – all das ohne die Möglichkeit, Daten aus dem alten System übertragen zu können“, resümiert Sarah Rother die Ausgangslage, die den Grundstein für ein umfassendes Projekt legte. Der erste Schritt der umfassenden Recherche konnte dank der Empfehlung innerhalb des Teams bereits zügig gegangen werden und es wurde eines deutlich: All eyes on Zoho!

Man nehme einfach die verschiedenen Unternehmensbereiche und führe sämtliche Prozesse und Informationen in einem vollständig strukturierten System zusammen: Zoho One. Mit seiner Vielzahl an Modulen digitalisiert diese Software jeden Unternehmensbereich und schafft so eine ganzheitliche Cloud-Anwendung. Doch etwas, das zu gut klingt, um wahr zu sein, lässt sich ohne aktive Unterstützung kaum wirklich umsetzen. Und diese Unterstützung fand sich – über eine Google-Suche.

Bereinigung von nicht fachgerechten Implementierungen, die Schaffung von Ordnung und Struktur sowie die Schulung von Mitarbeitern– die Liste an Wünschen und Zielen seitens xendis klang im Initiierungsgespräch kurz, jedoch die dahinter steckenden To Dos waren mit einer immensen Workload verbunden. Ein klarer Fall für das Aufsetzen eines Fahrplans gemäß des Projektmanagements von codafish. Während eines intensiven Zoho Workshops wurden die Bedürfnisse des Unternehmens erarbeitet und ein Plan definiert anhand dessen die Integration von Zoho CRM durchgeführt wurde – ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung, der aber auch mit Herausforderungen verbunden war. „Die Balance zwischen dem Erfüllen der Projektaufgaben und dem Tagesgeschäft war schwer zu halten. Gerne hätte ich meinen Fokus mehr auf die Integration gesetzt, jedoch hatte ich mit codafish einen Partner an der Seite, der mich bestens unterstützt hat“, beschreibt Sarah Rothe die Arbeitsphasen, „Wenn man ein neues System aufsetzt, gibt es vieles zu beachten. codafish hat ab dem ersten Tag alles ganzheitlich betrachtet, sehr viel wichtigen Input gegeben und Punkte zur Sprache gebracht, an die ich gar nicht gedacht hatte. Sie hatten für alle Fragen meinerseits Verständnis, standen immer mit Rat und Tat zur Seite und waren unglaublich flexibel sowie auch immer erreichbar“.

Manchmal lohnt sich das Warten. Oder besser gesagt: Etwas, das lange auf sich warten lässt, kann im Arbeitsalltag eine kaum vorstellbare transformative Wirkung entfalten. So bewertet Sarah Rother das neu integrierte Zoho CRM bei xendis. „Nicht nur die Zusammenarbeit mit codafish hat alle Erwartungen übertroffen, sondern auch die neue Technologie selbst.“ Vor allem die enorme Erleichterung, die die Software für den Arbeitsalltag hinsichtlich Arbeitsabläufen und Handhabung gebracht hat, habe dazu geführt, dass man die Software nicht nur weiterempfehle, sondern auch weitere Projekte in Angriff nehmen wolle. „Abteilungsübergreifend hat Zoho für großes Interesse gesorgt, da die neu gestalteten Arbeitsabläufe im Vertrieb auffallend wirkungsvolle Ergebnisse geliefert haben“, beschreibt Sarah die neue Arbeitsweise und bringt vor allem ihre Wertschätzung für die Möglichkeiten der Anwendung zum Ausdruck: „Ich hatte bis dahin keinerlei Erfahrung mit solchen Systemen, geschweige denn mit deren Einrichtung. Umso begeisterter bin ich von unserem neuen CRM. Die selbsterklärende Benutzeroberfläche ermöglicht es mir, inzwischen selbst kleine Anpassungen vorzunehmen und mich viel freier auf diesem neuen Terrain zu bewegen.“