Imprescindibles para el viaje de empresa: Maleta y Zoho Expense

Hagamos memoria. ¿Cuándo fue la última vez que nos hizo ilusión un viaje de empresa? No hablamos de la perspectiva de una pequeña escapada, eso siempre nos puede alegrar, sino de los preparativos y la gestión de gastos del viaje corporativo y el control de los pagos y las reservas. ¿Qué nos viene a la mente? Esa carpeta que llevas siempre contigo para guardar meticulosamente todos los recibos y evitar así posibles problemas con el departamento de contabilidad. Y, por supuesto, el tiempo de espera normalmente “algo más largo de los esperado” para el reembolso de los gastos, porque incluso los profesionales de la gestión primero tienen que comprobar bien los informes de gastos (y también tienen otras cosas que hacer). Lo más normal es que el proceso resulte largo y tedioso. Pero, ¿No deberíamos en la era de la digitalización tener la herramienta adecuada ya en 2024? Esta pregunta tiene un nombre: Zoho Expense.

Zoho Expense, el arma ya no tan secreta para la gestión de viajes y gastos

Zoho piensa siempre en el equipo de la empresa. ¿Cómo iba nuestro software favorito a olvidar a los representantes de ventas sobre el terreno? Con la aplicación Zoho Expense, la empresa ha creado un software para la gestión de viajes y gastos que digitaliza por ti todos los aspectos de los viajes de negocios. Esto simplifica el trabajo no sólo al empleado, sino también a los departamentos de contabilidad y administración. Pero, ¿Cómo exactamente? Acompáñanos a conocer más de cerca todo el sistema. Vayamos juntos de viaje de negocios con Zoho.

Embarcarse en un viaje de empresa no solo es presentarse el día programado y llegar a las citas sin más. Requiere una preparación por parte tanto del empleado como de los departamentos de administración que puede llevarse con mayor o menor fluidez. Menos mal que no estamos solos, Zoho sabe cuánta energía y tiempo, es decir, los recursos más valiosos, hay que gastar en ello y para eso ha creado Zoho Expense. El software conoce nuestras necesidades incluso más que nosotros. Las mejores rutas posibles, precios reales – ¡Así da gusto planificar un viaje! Y ya de paso, nos ahorramos visitar diez o quince páginas web: En la pantalla principal de Zoho Expense, se pueden buscar cómodamente vuelos, trenes y alojamientos y también reservarlos directamente. La información permanece siempre en tu sesión personal de la app de Zoho Expense y puede consultarse en cualquier momento. ¿Recuerdas ese momento de buscar dónde imprimir tus tarjetas de embarque el día de antes? Por fin nos podemos olvidar de ese tipo de gestiones del pasado: todo lo que necesitamos es nuestro dispositivo móvil.

Así pues, la maleta está hecha, le hemos dado un beso a los seres queridos, el vuelo ha quedado atrás ¡Hemos llegado al destino! Pero es entonces cuando suelen empezar los verdaderos problemas. Porque además de todas las citas programadas, reuniones y algún que otro networking, hay algo que se vuelve vital: ¡los recibos! Las voces de tus compañeros de administración resuenan en tu cabeza y durante un breve periodo de tiempo tú mismo lo llevas a rajatabla: empieza la recopilación de todo lo que pueda demostrar mis gastos de viaje. Aquí un café con el cliente, allí un almuerzo con el proveedor y por la noche el viaje en taxi de vuelta al hotel. Cuanto más tiempo se está de viaje, más agotador resulta llevar la cuenta de todo y hacer un seguimiento. ¿La solución? Sacar tu smartphone, abrir Zoho Expense, escanear el recibo y seguir disfrutando de tu estancia. ¿Música para tus oídos? Nosotros lo pensamos, ¡y Zohotambién! Gracias a la aplicación, desde cualquier parte del mundo se puede registrar todo lo que pagas por adelantado siempre que tengas red y conexión a Internet (o wifi más tarde en la habitación del hotel). Zoho Expense almacena estos recibos y los registra. Pero no solo eso: el software consigue emparejar automáticamente las tarjetas de crédito de la empresa y poner los gastos en la lista correcta.

Para muchos empleados los viajes corporativos no se acaban una vez llegan a casa y deshacen la maleta. Todavía queda un paso que, ya a toro pasado, después de llegar de destino puede resultar más cansino y engorroso: pasar el seguimiento al departamento de contabilidad. Por más que se hayan tomado las precauciones de recoger todos los tickets y gastos de viaje y tenerlos al día queda esa parte en la que hay que explicar los gastos al departamento de administración. Una vez superado este proceso, suele empezar la larga espera, porque los procesos de aprobación de tu lista de gastos a veces pueden alargarse y los reembolsos en ocasiones demasiado. Parece descorazonador, ¿verdad? Así es realmente como solía ser, pero por suerte, hay buenas soluciones hoy en día (¡y adivina qué!): Porque, por supuesto, ¡Zoho Expense no escanea tus recibos sólo para almacenarlos! La aplicación lo comparte con el software de contabilidad Zoho Books. El software Zoho Books puede conectarse fácilmente con Expense y transmite automáticamente los recibos, tickets y gastos al departamento de contabilidad. Esto no solo te facilita el trabajo de hacer un seguimiento, sino que también ahorra muchas horas de trabajo a los encargados de pagar los tickets.

El software de contabilidad se une a la gestión de viajes y gastos: ¡it´s a match! La combinación es una de las mejores soluciones para empresas que gestionan muchos gastos de viaje. Zoho Expense y Zoho Books se conocen muy bien y saben exactamente lo que necesita el otro. Entre otras cosas, los dos cuentan con el apoyo del motor de detección de fraude basado en IA de Zoho Expense, que puede supervisar los gastos de la empresa. Zoho Expense cuenta con versiones especiales para ciertos países que garantizan que todos los resultados se calculen de acuerdo con las tasas locales y el kilometraje por defecto. ¿Googleando cómo son los impuestos en EE.UU.? ¿O en Italia? ¡Eso es cosa del pasado! Las integraciones y funciones automatizadas de Zoho Expense permiten al departamento de contabilidad comprobar todos los gastos y obtener los informes necesarios. Hablando de informes: una buena noticia para los que les gusta tener todo bajo control, porque hay más de 25 tipos de informes de análisis disponibles para cada área. Ya se trate de gastos, billetes, viajes, costes y pagos: antes de volver a la oficina, el departamento de contabilidad ya tendrá toda la información sobre la planificación completa del viaje. ¿Y lo mejor? Gracias a la conectividad de Zoho Expense y Zoho Books, es una tarea más fácil para el personal de administración comprobar tus gastos de viaje y reembolsarte a través de transferencia bancaria directa.

“codafish – agencia digital internacional”. Suena interesante, ¿verdad? La palabra internacional conlleva viajar por toda Europa para asistir a reuniones de equipo y citas con clientes. Como ya hemos explicado, en cierta forma es divertido (y somos sinceros, eso es exactamente lo que elegimos hacer). Pero también sabemos exactamente los procesos a tener en cuenta al organizar los viajes de negocios. Madrid – Hamburgo – Fuerteventura – Berlín – Madrid – Fuerteventura: Sólo en las tres primeras paradas se acumulan la planificación del viaje y los billetes. Por este motivo, Zoho Expense fue una de las primeras herramientas que adoptamos y utilizamos con éxito para fines internos. Por eso te invitamos a ponerte en contacto con nosotros: Sabemos exactamente cómo instalar Zoho Expense y configurarlo según los requisitos y necesidades de los usuarios y empresas, conectarlo con éxito con el software de contabilidad y ahorrar mucho tiempo a los empleados para que cuando oigan la palabra viaje de negocios no haya ningún tipo de estrés. Excepto, por supuesto el de hacer las maletas: ¡en eso no podemos ayudarte! Para todo lo demás, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.