Poner en marcha un negocio no es tarea fácil. Desde el desarrollo de la idea de negocio, la definición de la estructura legal y el análisis del mercado hasta la planificación financiera, es complejo. Pero Jürgen Herbert fue aún más allá: sabía que el software tenía que ajustarse a las necesidades específicas del sector. Ahí es cuando empezó su búsqueda, que terminó con Zoho y codafish.
El más alto nivel de personalización y digitalización – un caso perfecto para Zoho
Photocredit ParaQare Medic GmbH
El software adecuado para requisitos complejos
Basándose en años de experiencia, conocimientos y una visión clara, Jürgen Herbert fundó ParaQare, una empresa de servicios de personal especializada en el sector médico de urgencias alemán. En la actualidad, el equipo cuenta con 100 empleados a tiempo parcial y completo y casi 130 trabajadores temporales. En ParaQare, el trabajo es más que un empleo: es una responsabilidad. Su misión: garantizar que las ambulancias cuenten con todo el personal necesario en todo momento para que las personas que lo necesitan reciban ayuda rápidamente. Jürgen sabía exactamente lo que requería el modelo de negocio: «Después de haber trabajado durante años en el alquiler de personal, conocía muy bien las necesidades de software y las deficiencias de otros sistemas», explica. Necesitaba un sistema completo con un alto nivel de personalización y digitalización.
A medida. Digital. Completo – La solución: Zoho
Google no solo ofreció un buen resultado durante la búsqueda de Jürgen, sino que le dio dos: Zoho y codafish. “Ya había hablado con un competidor, pero entonces me puse en contacto con codafish”, recuerda Jürgen. ¿Y quién le convenció? Nuestro CEO, Timo Müller. “La presentación de Timo fue tan convincente que elegí codafish al instante”. Pero no fue solo el entusiasmo de codafish, sino también las capacidades de Zoho. Con más de 55 aplicaciones integradas, Zoho ofrece soluciones digitales para casi todas las funciones empresariales, todas ellas personalizables a las necesidades de la empresa. El sistema todo en uno que Jürgen estaba buscando por fin se había encontrado.
“Hubo muchos factores que me convencieron de trabajar con codafish — especialmente su profundo conocimiento de las aplicaciones individuales de Zoho. Y la capacidad de Timo para resumir nuestro proyecto, que era complejo, y proponer una solución sólida basada en Zoho fue realmente impresionante.”
De la lista de deseos a la implementación
Todo proyecto comienza con la definición de objetivos, y ParaQare tenía muchos. “Al principio, necesitábamos un paquete de software que pudiera cubrir todos los elementos de nuestras operaciones diarias”, dice Jürgen. Zoho resultó ser exactamente eso: un paquete totalmente integrado en el que las aplicaciones se comunican entre sí, procesan datos a través de los módulos y permiten digitalizar casi todos los flujos de trabajo. Un objetivo clave era lograr un alto nivel de automatización, sobre todo en las áreas de documentación y servicios de personal. “A día de hoy, seguimos implementando automatizaciones que otras empresas están haciendo manualmente”, informa Jürgen. ¿El resultado? ParaQare Medic funciona casi sin papel.
Jürgen Herbert, Director General de ParaQare Medic GmbH
“A día de hoy, seguimos implementando automatizaciones que otras empresas aún realizan manualmente,”
El camino es la meta – el mantra de la gestión de proyectos
Todo suena un poco demasiado bien para ser verdad cuando se presenta el resultado exitoso de un proyecto, ¿verdad? Pero cualquiera que haya formado parte de un equipo de proyecto de software sabe que los retos siempre forman parte del camino. Y ParaQare Medic no fue una excepción. “La complejidad alemana puede ser un obstáculo para algunos sistemas de software”, reflexiona Jürgen cuando se le pregunta por las complicaciones a las que se enfrentaron él y su equipo. “Estamos familiarizados con la forma de pensar alemana, a menudo complicada, y Zoho, que aún es relativamente nuevo en el mercado alemán, tuvo que aprender esto. Por eso, algunos flujos lógicos dentro del software no tenían sentido inmediato para nosotros”. ¿Uno de los aspectos más difíciles? Implementar la solución mientras se ejecutan las operaciones diarias. Zoho People, Zoho Shifts, Zoho CRM, Zoho Books, Zoho Mail, Zoho Cliq, Zoho Projects, Zoho Sheet, Writer y Show, Zoho Forms y Zoho Recruit se configuraron y adaptaron paso a paso. ¿Parece mucho? Lo era. Y, sin embargo, a pesar de algunos errores que aún necesitaban ser perfeccionados, Jürgen Herbert valora realmente el poder de Zoho para gestionar los complejos requisitos empresariales, “sobre todo porque las personalizaciones externas pueden implementarse sin esfuerzo”, añade. ¿Y cómo se consigue eso? Con un socio fuerte a tu lado.
“No parece haber muchas agencias Zoho con un conocimiento tan profundo de toda la gama de productos como codafish. ¡Mis respetos! Quiero, puedo y definitivamente voy a recomendar esta agencia al 100 %.”
Un pilar en el oleaje digital de Zoho
La lista de aplicaciones a implementar era larga — pero codafish lo logró. “Todo el equipo de codafish fue increíblemente organizado y realizó un trabajo excelente de principio a fin,” resume Jürgen. “Al trabajar estrechamente con Timo, me di cuenta rápidamente de que no solo es un desarrollador altamente capacitado, sino también una persona con un compromiso excepcional. ¿Y el resto del equipo? Siempre disponibles cuando surgían problemas y dispuestos a ayudar. Ese tipo de apoyo no tiene precio.”
Paraqare Medic GmbH
ParaQare Medic y Zoho – una simbiosis completamente automatizada
ParaQare Medic ya está en marcha con la Zoho Suite e informa con orgullo de que todos los procesos se han automatizado por completo, con una mejora significativa en la calidad de los datos, entre otras ventajas. Un resultado que habla por sí solo, aunque haya habido algunos baches en el camino. “Zoho es complejo, pero potente. Y aunque primero tuvimos que conocer el software en todas sus facetas, estoy convencido de que el resultado final será sobresaliente”, dice Jürgen, ofreciendo una palabra de ánimo a todos los futuros usuarios de Zoho.
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