Obwohl der Unternehmenserfolg insgesamt äußerst positiv ist und durchaus gefeiert werden darf, entwickelte er sich für Höhenbalance nach und nach zu einer Art zweischneidigem Schwert. Neben Aufträgen, Bestellungen und der Neukundengewinnung wurde die Pflege des CRM-Systems und damit auch der Kundendaten zunehmend schwer konsistent zu verwalten. Die Zeit für ein neues Projekt zur digitalen Bereinigung und Neuordnung war also mehr als reif. Wie Höhenbalance dies mit dem gesamten Spektrum der Zoho-Module und seinem Partner codafish umgesetzt hat, erfahren Sie hier!

Der Firmenname „Höhenbalance“ verrät bereits einiges über die Arbeit von Nicole und Harry Mutschler. Als eines der führenden österreichischen Unternehmen im Bereich Höhentraining sind sie ein anerkannter Partner für Forschungseinrichtungen, Ärzte, Fitnessstudios und viele weitere Institutionen und verkaufen Höhentrainingssysteme an Unternehmens- und Privatkunden sowie an Universitäten. Sie bieten sowohl kleine Geräte für zu Hause als auch größere Anlagen für Hoteleinrichtungen an: Höhenbalance verfügt über die ideale Technologie, um in jedem Raum „Höhe“ zu erzeugen. Doch wie funktioniert das? Generatoren erreichen dies, indem sie Luft ansaugen und ihr Sauerstoff entziehen. Dadurch wird ein Sauerstoffgehalt simuliert, wie er in Gebirgsregionen vorherrscht. Durch diese Hypoxie werden die Zellen im menschlichen Körper erneuert. Die Mitochondrien schwellen an, teilen und vermehren sich. „Höhentraining hat sich in vielen Bereichen zu einem vertrauten Begriff entwickelt“, sagt Inhaberin und Geschäftsführerin Nicole Mutschler, „neben dem Einsatz im Gesundheitswesen, wo es zur Behandlung von Stoffwechsel- und Herz-Kreislauf-Erkrankungen genutzt wird, spielt es auch in der Forschung eine wichtige Rolle – insbesondere bei der Untersuchung von Long-Covid-Beschwerden.“ Seit der Unternehmensgründung im Jahr 2005 hat Höhenbalance einen Kundenstamm von 700 Firmen- und Privatkunden sowie Partnerschaften mit 12 Universitäten aufgebaut. Das achtköpfige Team betreut Sportler und Fußballvereine wie den VfB Stuttgart und arbeitet derzeit an seinem nächsten großen Projekt. Dabei geht es um die Ausstattung eines Hotels am Bodensee mit der Höhentrainings-Technologie des Unternehmens, bei dem 110 Zimmer auf „Höhe“ gebracht werden sollen.

Wie Sie bereits gelesen haben: Von Langeweile kann bei Höhenbalance und seinen Mitarbeitenden keine Rede sein. Das Gleiche gilt für die Kundendatenbank, die im Laufe der Zeit immer unübersichtlicher wurde und der stetig wachsenden Datenflut kaum noch gewachsen war. „Es war einfach überall verstreut“, fasst Nicole das Problem mit der Datenbank zusammen. „Im CRM, in der Buchhaltung, im Newsletter-System – Daten waren in verschiedenen Systemen gespeichert, teils sogar doppelt, und es schien fast unmöglich, alles in einer Datenbank zu bündeln, Duplikate zu löschen und die Daten so zuverlässig verfügbar zu machen, dass effizientes Arbeiten möglich wird.“ Dem Ehepaar war klar, dass es sich einem neuen Projekt widmen musste, um Ordnung ins eigene Haus zu bringen. Eine interne Empfehlung führte schnell zur passenden technischen Lösung: Das Zauberwort lautete Zoho! Mit seinen über 40 Modulen bietet es Unternehmen eine standardisierte, vollständige digitale Lösung. So weit, so gut – doch welche Module bringen für Höhenbalance den größten Nutzen und passen optimal zu den Erwartungen des Teams? Diese Frage stellten sich Nicole und Harry Mutschler sofort. Und es gab nur eine Antwort: Sie brauchten einen erfahrenen Partner an ihrer Seite. Nach einer Suche im Pool der Zoho-Partner wurden sie fündig und vereinbarten einen Termin mit codafish.

Bereits beim Kick-off-Meeting war Nicole Mutschler klar, dass der Grundstein für eine gemeinsame Zusammenarbeit mit codafish gelegt war. „Das erste Treffen mit Timo und seinem Team war wirklich angenehm. Wir haben unsere Ziele und Bedürfnisse geschildert, und codafish hat uns nicht nur die Umsetzungsmöglichkeiten und Funktionen der Programme erklärt, sondern auch selbst neue Ideen eingebracht“, blickt Nicole auf das Treffen zurück. „Wir waren sehr überzeugt.“ Klar war: Höhenbalance suchte eine gebündelte Datenbank, die Kundendaten aus CRM, Buchhaltung und Newsletter-System zusammenführt. Doch was codafish und Höhenbalance gemeinsam mit Zoho umsetzten, ging weit darüber hinaus.

Daten aus verschiedenen Quellen zusammentragen, kombinieren und strukturieren? Mit Zoho One und dem Zoho CRM war das von jeher ein Kinderspiel. Vor allem deshalb, weil sich Zoho Books als Buchhaltungstool und Zoho Marketing Automation für den Newsletter-Versand mühelos anbinden lassen. Das Ergebnis: eine perfekt gepflegte, duplikatfreie Kundendatenbank. Doch codafish hatte da noch eine Idee – warum an dieser Stelle aufhören, wenn der eigentliche Spaß gerade erst beginnt? Nicole Mutschler dachte genauso. „Wir hatten alles erreicht, was wir ursprünglich wollten, und dabei wurde uns nach und nach klar, wie sich Prozesse optimieren und automatisieren lassen. Wir wollten den vollen Funktionsumfang nutzen können.“ Gesagt, getan – codafish machte sich an die Umsetzung des erweiterten Projektplans. Erster Schritt: der über Zoho CRM eingerichtete Lead-Prozess. Neu eingehende Leads werden dadurch direkt ins CRM eingespeist und erhalten im Rahmen der neu geschaffenen Customer Journey – die sowohl Pre-Sales- als auch After-Sales-Aktivitäten umfasst – automatisch nach vier Wochen entsprechende Mailings. Ein umfassendes Deal-Prozess-Konzept rundet das Gesamtpaket für Neu- und Bestandskunden ab. Doch nicht nur das CRM wurde auf ein neues Level gehoben, sondern auch die Buchhaltung: Im Rahmen des Zoho-Books-Setups wurden CI-konforme Mail- und PDF-Vorlagen für den Versand an Kunden erstellt und importiert. Gleichzeitig wurden sämtliche Buchhaltungskonten synchronisiert und die Steuerautomatisierung konfiguriert. Die Einrichtung der Mail-Konten über Zoho Mail markierte den Abschluss eines Großteils der internen Digitalisierung – doch codafish ging noch einen Schritt weiter und erstellte für Höhenbalance auf Basis von Zoho Commerce zusätzlich einen Onlineshop.

„Wir haben wirklich sehr viel gemacht“, kann Nicole Mutschler bestätigen, wenn man die lange Liste an abgeschlossenen To Dos innerhalb des Projektes betrachtet. Gemeinsam mit codafish wurde sehr viel bezüglich ihrer Arbeitsstruktur umgestellt und Stück für Stück arbeitet sie sich mit ihrem Team in die neuen Module ein. Obwohl sie sich immer noch in der Lernphase befinden, haben sie bereits das neue Arbeiten mit Zoho One schätzen und lieben gelernt. „Alles wird langsam rund und wir merken, dass die Customer Journeys und die automatisierten Abläufe eine enorme Erleichterung darstellen und uns zu einer umfassenden Übersicht verholfen haben. Ich würde Zoho One auf jeden Fall empfehlen, denn es ist einfach toll, wie ein Modul ins andere übergeht und man jederzeit einen sehr schnellen Überblick auf alles hat: Von der Kundenhistorie in Zoho CRM bis hin zum Umsatz in Zoho Books“. – Nicole Mutschler, Inhaberin und Geschäftsführerin Höhenbalance GmbH –