Aunque el éxito general de la empresa es extremadamente positivo y motivo de celebración, poco a poco se convirtió en una especie de arma de doble filo para Höhenbalance. Además de los pedidos, las órdenes de compra y la captación de nuevos clientes, el mantenimiento del CRM y, con él, de los datos de los clientes, se había vuelto casi imposible de gestionar con verdadera coherencia. Había llegado, sin duda, el momento de emprender un nuevo proyecto para depurar y reorganizar digitalmente todo el sistema. Aquí puede leer cómo Höhenbalance logró llevarlo a cabo con toda la gama de módulos de Zoho y su socio codafish.

El nombre de la empresa „Höhenbalance“ («equilibrio de altura», en español) ya revela bastante sobre el trabajo de Nicole y Harry Mutschler. Como una de las empresas líderes de Austria en el campo del entrenamiento en hipoxia, son un socio reconocido entre institutos de investigación, médicos, centros de fitness y muchas otras instituciones, y venden sistemas de hipoxia tanto a clientes corporativos y particulares como a universidades. Ofrecen desde pequeños dispositivos para el hogar hasta unidades más grandes para instalaciones hoteleras: Höhenbalance cuenta con la tecnología ideal para simular altitud en cualquier espacio. Pero, ¿cómo funciona? Los generadores lo logran captando aire y extrayendo de él el oxígeno. De este modo, se simula un nivel de oxígeno similar al que se encuentra en las regiones de montaña. Esta hipoxia provoca la renovación de las células del cuerpo humano: las mitocondrias se hinchan, se dividen y se multiplican. „El entrenamiento en hipoxia se ha convertido en un concepto conocido en muchos ámbitos“, comenta la propietaria y directora general, Nicole Mutschler; „además de su uso en el sector sanitario, donde se emplea para tratar enfermedades metabólicas y cardiovasculares, también es un aspecto importante de la investigación, especialmente en el estudio del covid persistente“. Desde su fundación en 2005, Höhenbalance ha construido una base de clientes de 700 personas y empresas, así como alianzas con 12 universidades. El equipo, formado por ocho personas, brinda apoyo a deportistas y clubes de fútbol como el VfB Stuttgart, y actualmente trabaja en su próximo gran proyecto: equipar con su tecnología de hipoxia un hotel junto al lago de Constanza, donde se busca llevar 110 habitaciones a condiciones de „altitud“.

Como ya habrá leído, en Höhenbalance el aburrimiento no forma parte de la ecuación, ni para la empresa ni para sus empleados. Lo mismo ocurría con su base de datos de clientes, que, poco a poco, se había vuelto demasiado desorganizada para hacer frente a la avalancha de datos. „Estaba todo disperso“, resume Nicole el problema de la base de datos. „En el CRM, en la contabilidad, en el sistema de newsletter: los datos se almacenaban en distintos sistemas, a veces duplicados, y parecía casi imposible reunirlos todos en una sola base de datos, eliminar los duplicados y disponer de la información de forma fiable para poder trabajar con eficiencia.“ La pareja se dio cuenta de que debía emprender un nuevo proyecto y poner en orden su propia casa. Una recomendación interna llevó rápidamente al descubrimiento de la solución técnica adecuada: la palabra mágica era Zoho. Con sus más de 40 módulos, ofrece a las empresas una solución digital completa y estandarizada. Hasta aquí, todo bien; pero, ¿qué módulos aportarían el mayor rendimiento a Höhenbalance y se ajustarían perfectamente a las expectativas de su equipo? Esa fue precisamente la pregunta que se hicieron de inmediato Nicole y Harry Mutschler. Y solo había una respuesta posible: necesitaban contar con un socio experimentado. Tras buscar entre los distintos partners de Zoho, encontraron lo que buscaban y concertaron una cita con codafish.

Ya durante la reunión de arranque (kick-off), Nicole Mutschler tuvo claro que se había sentado la base para una colaboración conjunta con codafish. „El primer encuentro con Timo y su equipo fue realmente agradable. Les transmitimos nuestros objetivos y necesidades, y codafish no solo nos explicó las opciones de implementación y las funciones de los programas, sino que también aportó ideas propias y novedosas“, recuerda Nicole sobre aquella reunión. „Quedamos muy convencidos.“ Estaba claro que Höhenbalance buscaba una base de datos unificada que combinara los datos de clientes procedentes del CRM, la contabilidad y el sistema de newsletter. Pero lo que codafish y Höhenbalance implementaron juntos con Zoho fue mucho más allá de eso.

¿Recopilar, combinar y estructurar datos procedentes de distintas fuentes? Con Zoho One y el CRM de Zoho, esto siempre ha sido tarea sencilla. Sobre todo porque Zoho Books, como herramienta de contabilidad, y Zoho Marketing Automation, para el envío de newsletters, se pueden conectar sin esfuerzo. El resultado: una base de datos de clientes perfectamente alimentada y libre de duplicados. Pero a codafish se le ocurrió una idea: ¿por qué detenerse aquí, si lo mejor apenas empieza? Nicole Mutschler pensaba exactamente lo mismo. „Habíamos conseguido todo lo que nos habíamos propuesto originalmente, y en el proceso fuimos dándonos cuenta poco a poco de cómo podían optimizarse y automatizarse los procesos. Queríamos disponer de todo el abanico de funciones posible.“ Dicho y hecho: codafish se puso manos a la obra con el plan de proyecto ampliado. Primer paso: el proceso de leads configurado a través de Zoho CRM. De este modo, los nuevos leads recibidos se incorporan directamente al CRM y, como parte del nuevo customer journey creado —que abarca tanto actividades de preventa como de posventa—, reciben automáticamente envíos de correo tras cuatro semanas. Un concepto integral de proceso de negociación (deal process) completa el paquete general tanto para clientes nuevos como existentes. Pero no solo el CRM alcanzó un nuevo nivel, también la contabilidad: durante la configuración de Zoho Books se crearon e importaron plantillas de correo y PDF conformes con la identidad corporativa para el envío a clientes. Al mismo tiempo, se sincronizaron todas las cuentas contables y se configuró la automatización fiscal. La creación de las cuentas de correo a través de Zoho Mail marcó la conclusión de gran parte del proceso de digitalización interna, pero codafish fue un paso más allá y creó, además, una tienda online para Höhenbalance basada en Zoho Commerce.