Interessenvertretung, wissenschaftliche Gesellschaft, Herausgabe wissenschaftlicher Fachzeitschriften, Organisation eines wissenschaftlichen Kongresses, Durchführung von Fachkursen und Workshops sowie Unterstützung von Studierenden – die Deutsche Gesellschaft für Kardiotechnik ist die zentrale Anlaufstelle für Kardiotechniker in ganz Deutschland. Vizepräsident, klinischer Kardiotechniker und Leiter der Abteilung Kardiotechnik/Perfusion am Asklepios Klinikum Hamburg Harburg, Sebastian Melzer, betreut mittlerweile 580 Mitglieder, die sich über die Website registrieren, informieren und für Veranstaltungen anmelden – eine bürokratische wie digitale Herausforderung, die im Laufe der Zeit zunehmend deutlich gemacht hat, dass Arbeitsprozesse optimiert werden müssen. „Die Entscheidung, ein neues System einzuführen, war das direkte Ergebnis stetig wachsender Aufgaben und gestiegener Datenschutzanforderungen“, erklärt Sebastian Melzer. „Im Rahmen dieses Schritts waren wir außerdem auf der Suche nach einem System, das sämtliche digitalen Anforderungen an eine Datenbank, Buchhaltung und ein Veranstaltungsmanagementsystem abdecken kann.“

Da Sebastian bereits mit dem webbasierten Automatisierungsdienst Zapier gearbeitet hatte, musste er nicht lange nach der optimalen Lösung suchen und fühlte sich schnell zu Zoho hingezogen – schließlich fand er im cloudbasierten Betriebssystem von Anfang an genau das, was er brauchte: eine umfassende Lösung zur Digitalisierung aller Geschäftsbereiche. Mit mehr als 40 speziell für Unternehmen entwickelten Online-Anwendungen bietet Zoho ein äußerst vielfältiges digitales Portfolio. Es fehlte lediglich der passende Partner an seiner Seite, um das System gemäß den individuellen Anforderungen der Deutschen Gesellschaft für Kardiotechnik einzurichten. Nach ein paar Suchanfragen bei den gängigen Suchmaschinen stieß Sebastian auf den Pool offizieller Zoho-Partner – darunter auch codafish. Und schon nach dem ersten Treffen war klar: Das ist die Digitalagentur und autorisierte Zoho-Partnerin, die perfekt zum Projekt passt. „Wir waren sofort beeindruckt davon, wie offen codafish unseren Anforderungen und Ideen gegenüber war“, fasst Sebastian Melzer den Start der Zusammenarbeit zusammen. Sebastian hatte sein Ziel klar definiert: Ein CRM-System sollte so umgebaut werden, dass es sämtliche – teils sehr spezifische – Anforderungen abbilden konnte. Vor allem deshalb, weil sich diese Anforderungen stark von denen klassischer Unternehmen unterscheiden. Das mag nach einer Herausforderung klingen, doch für codafish war es genau das: eine Motivationsquelle. Deshalb verloren wir keine Zeit und machten uns umgehend an die Arbeit!

Das Wichtigste bei einem so einzigartigen Projekt? Über starre Strukturen hinauszudenken. Bei codafish bedeutete das: eine enge Zusammenarbeit bei der Projektplanung. „Wir erhielten eine fachkundige Begleitung und haben die verschiedenen Projektphasen im Konsens miteinander definiert“, sagt Sebastian. Gemeinsam wählten wir die passenden Zoho-Module aus, die genau auf die spezifischen Anforderungen und Wünsche der Deutschen Gesellschaft für Kardiotechnik zugeschnitten waren. Das Ergebnis konnte sich sehen lassen: Zoho WorkDrive, Zoho CRM, Zoho Books, Zoho Billing, Zoho Backstage, Zoho Contract, Zoho Flow und Zoho Forms wurden allesamt definiert und für zukünftige Arbeitsabläufe bereitgestellt. Auf den ersten Blick ein bunter Mix an Anwendungen – für den Verband jedoch ein in sich stimmiges System, das alle Anforderungen erfüllte.

Schritt 1, Set Up, konnte zügig umgesetzt werden, jetzt ging es um die Implementierung. Während es laufenden Betriebes arbeiteten Sebastian und codafish auf Hochtouren und haben eine Mitgliederverwaltung, eine Teilnehmerverwaltung, die Verwaltung eines Ausbildungsförderungsprogrammes sowie die komplette Veranstaltungsorganisation neu gebaut und diese schlussendlich auch noch in die Buchhaltung integriert – und dies innerhalb von zwei Monaten. Ein straffer Zeitplan, bei dem sich Sebastian sogar noch ein zusätzliches, persönliches Ziel gesetzt hat: „Ich wollte die Skriptsprache DELUGE verstehen, damit ich in der Zukunft das Projekt, vor allem im Hinblick auf Zoho Creator, weiterentwickeln kann“.

Sebastians Ziel ließe sich zu Recht als „ambitioniert“ bezeichnen. Blickt man jedoch auf die Ergebnisse des Projekts, fügt sich dieses Ziel nahtlos in die Leistungsfähigkeit der Zoho-Funktionen ein, die codafish für die Deutsche Gesellschaft für Kardiotechnik implementiert und individuell angepasst hat: Die Mitgliederverwaltung wurde nicht nur aufgebaut, sondern auch mithilfe von Blueprints konfiguriert und mit dem CRM verbunden. „Der Prozess der Aufnahme neuer Mitglieder läuft heute als eigenständiger Workflow ab, der den administrativen Aufwand nahezu auf null reduziert hat“, sagt Sebastian. Das Besondere daran? Gemäß der Vereinssatzung muss jede neue Mitgliedschaft von zwei Bürgen bestätigt werden, die kontaktiert werden müssen. Darüber hinaus muss auch der Vorstand konsultiert werden. Was früher ein bürokratischer Prozess war, läuft heute dank der Blueprints nahezu vollständig automatisiert ab. Durch die Verknüpfung von Zoho Books und Zoho Forms können Spenden und Mitgliedsbeiträge in Kombination mit den in Zoho CRM angelegten „Deals“ automatisch als Verträge erstellt werden. Stets im Hintergrund im Einsatz: die Synchronisation der Daten mit dem WordPress-Content-Management-System.

Was codafish gemeinsam mit der Deutschen Gesellschaft für Kardiotechnik erreicht hat, lässt sich in einem Satz zusammenfassen: Diese Grenzen wurden überwunden. Es zeigte sich außerdem, dass ein System wie Zoho, das seinen Schwerpunkt eigentlich auf Vertrieb und Marketing legt und dort die passende Unterstützung bieten soll, sich auch für stärker spezialisierte Organisationen eignen lässt. Wenn Sebastian Melzer an die Konzeption des Zoho-Systems zurückdenkt, ist er mehr als zufrieden. „Ich schätze Zoho als sehr durchdacht ein. Die Arbeit mit den Programmen ist intuitiv, angenehm, und die Verknüpfung untereinander ist großartig. Und die Dinge, die nicht ganz passen, lassen sich leicht auf die eigenen Bedürfnisse zuschneiden – vor allem die selbst entwickelten Spezialmodule erleichtern uns die Arbeit enorm.“ – Sebastian Melzer, Vizepräsident der Deutschen Gesellschaft für Kardiotechnik

Die Konzeption und Implementierung von Zoho One für die Deutschen Gesellschaft für Kardiotechnik e.V. ist nur ein Beispiel, welches zeigt, zu was das System alles fähig ist. Wir wissen um die starken Funktionen von Zoho und überwinden mit Ihnen jedes noch so kleine Hindernis oder jede noch so unüberwindbar wirkende Grenze. Dank unserer jahrelangen Erfahrung mit Zoho und unserer Expertisé in der Programmierung, schneiden wir Ihre Digitalisierung ganz nach Ihrem Bedarf zu. Wir beraten Sie gerne, konzipieren den Projektplan, kümmern uns um die Implementierung und sind für Schulungen sowie Anpassungen im Nachgang für Sie da.