Representación de intereses, sociedad científica, publicación de revistas científicas, organización de un congreso científico, impartición de cursos especializados y talleres, y apoyo a estudiantes: la Deutsche Gesellschaft für Kardiotechnik (Sociedad Alemana de Ingeniería Cardiovascular) es el punto de referencia central para los perfusionistas en toda Alemania. Sebastian Melzer, vicepresidente, perfusionista clínico y jefe del departamento de Perfusión/Cardiotecnia en el Asklepios Klinikum Hamburg Harburg, gestiona actualmente a 580 miembros que se registran, se informan y se inscriben a eventos a través del sitio web, un reto tanto burocrático como digital que, con el tiempo, ha puesto cada vez más de manifiesto la necesidad de optimizar los procesos de trabajo. „La decisión de implementar un nuevo sistema fue el resultado directo del constante aumento de tareas y de unos requisitos de protección de datos cada vez más exigentes“, explica Sebastian Melzer. „Como parte de este paso, también buscábamos un sistema capaz de cubrir todas las necesidades digitales en materia de base de datos, contabilidad y gestión de eventos.“

Como Sebastian ya había trabajado previamente con el servicio de automatización basado en la web Zapier, no tuvo que buscar mucho tiempo la solución óptima y pronto se sintió atraído por Zoho: al fin y al cabo, encontró desde el principio, en este sistema operativo basado en la nube, exactamente lo que necesitaba: una solución integral para la digitalización de todas las áreas de negocio. Con más de 40 aplicaciones online diseñadas específicamente para empresas, Zoho ofrece un portafolio digital muy diverso. Lo único que faltaba era el socio adecuado para configurar el sistema conforme a los requisitos particulares de la Deutsche Gesellschaft für Kardiotechnik. Tras algunas búsquedas en los motores de búsqueda habituales, Sebastian dio con el conjunto de partners oficiales de Zoho, entre los que se encontraba codafish. Y ya después del primer encuentro quedó claro: esta era la agencia digital y partner autorizado de Zoho perfecta para el proyecto. „Nos impresionó de inmediato la apertura de codafish hacia nuestros requisitos e ideas“, resume Sebastian Melzer el inicio de la colaboración. Sebastian tenía su objetivo claramente definido: había que adaptar un sistema CRM para que pudiera gestionar todos los requisitos, algunos de ellos muy específicos, sobre todo porque estos difieren notablemente de los de una empresa convencional. Esto puede sonar a todo un reto, pero para codafish fue precisamente una fuente de motivación. ¡Por eso no perdimos ni un momento y nos pusimos manos a la obra de inmediato!

¿Lo más importante en un proyecto tan singular como este? Pensar más allá de las estructuras rígidas. Para codafish, esto significó trabajar en estrecha colaboración durante toda la planificación del proyecto. „Recibimos un acompañamiento experto y definimos las distintas fases del proyecto por consenso“, comenta Sebastian. Juntos seleccionamos los módulos de Zoho más adecuados para los requisitos y necesidades específicas expresadas por la Deutsche Gesellschaft für Kardiotechnik. El resultado fue impresionante: Zoho WorkDrive, Zoho CRM, Zoho Books, Zoho Billing, Zoho Backstage, Zoho Contract, Zoho Flow y Zoho Forms quedaron todos definidos y listos para los futuros flujos de trabajo. A primera vista, una variada mezcla de aplicaciones; pero, para la asociación, un sistema internamente coherente que cumplía con todas sus exigencias.

El objetivo de Sebastian bien podría calificarse de „ambicioso“. Sin embargo, al observar los resultados del proyecto, este objetivo encaja a la perfección con la potencia de las funciones de Zoho que codafish implementó y personalizó para la Deutsche Gesellschaft für Kardiotechnik: la función de gestión de socios no solo se creó, sino que también se configuró con ayuda de los Blueprints y se conectó con el CRM. „El proceso de admisión de nuevos socios funciona ahora como un flujo de trabajo autónomo, que ha reducido la carga administrativa prácticamente a cero“, comenta Sebastian. ¿Lo especial del caso? Según los estatutos de la asociación, cada nueva membresía debe ser confirmada por dos avalistas, a quienes hay que contactar. Además, también debe consultarse a la junta directiva. Lo que antes era un proceso burocrático, hoy funciona de manera prácticamente automatizada gracias a los Blueprints. Al conectar Zoho Books con Zoho Forms, las donaciones y las cuotas de socio pueden generarse automáticamente como contratos, en combinación con los „deals“ (negociaciones) configurados en Zoho CRM. Y, siempre presente en segundo plano: la sincronización de los datos con el sistema de gestión de contenidos de WordPress.

Lo que codafish ha logrado junto con la Deutsche Gesellschaft für Kardiotechnik puede resumirse en una sola frase: esos límites se han superado. Además, quedó demostrado que un sistema como Zoho, centrado principalmente en ventas y marketing y pensado para ofrecer apoyo en esas áreas, también puede adaptarse a organizaciones mucho más especializadas. Al recordar cómo se concibió el sistema de Zoho, Sebastian Melzer se muestra más que satisfecho. „Considero que Zoho es un sistema muy bien pensado. Trabajar con los programas resulta intuitivo, agradable, y la interconexión entre ellos es excelente. Y lo que no encaja del todo se puede adaptar fácilmente a nuestras necesidades; en particular, los módulos especiales que hemos desarrollado nosotros mismos nos facilitan enormemente el trabajo.“ – Sebastian Melzer, vicepresidente de la Deutsche Gesellschaft für Kardiotechnik