Die 4 größten Probleme beim Projektmanagement und wie Sie sie mit Zoho
Mach es zu deinem Projekt – oder zu deinem Schmerz!
Es soll eine neue Software intern integriert werden oder ein Auftrag von einem Kunden abgearbeitet werden? Da würde manch bekannter Baumarkt jetzt schreien „Mach es zu deinem Projekt“ – natürlich mit der entsprechenden unterschwelligen Euphorie. Aber alle, die schon mal in ein Projekt hineingezogen wurden oder sich gar mutig draufgestürzt haben, wissen: Es ist nicht immer einfach. Viele kleine und große Hindernisse können im Projektverlauf den Weg zum Ziel ganz schön stören. Oder ganze Projektphasen verschieben. Oder einen zur Verzweiflung treiben. Aber Gott sei Dank gibt es Hilfe in Form von technischer Unterstützung. Eine Software, die Sie vor Frust schützen kann. Bildlich gesprochen: Eine Anwendung mit einer Art Superhelden-Cape – Zoho Projects. Wir gehen gemeinsam den Weg entlang der größten Projektmanagement-Hindernisse, damit Sie sich seelisch darauf vorbereiten können und erzählen Ihnen, wie Zoho Projects Sie rettet.
„Wer hohe Türme bauen will, muss lange beim Fundament verweilen.“
Was der österreichische Komponist Joseph Anton Bruckner so romantisch beschreibt, lässt sich auch über die Musik auf das Projektmanagement übertragen. Der Grund ist ganz einfach: Das Konstrukt rund um ein Projekt umfasst dessen Planung, Organisation, Überwachung und Steuerung, um ein bestimmtes Ziel oder Ergebnis effizient zu erreichen. Wie Sie das schaffen? Mit einer Struktur! Als Projektleitung sind auch Sie der Dirigent eines Orchesters an Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen und den individuellen Wünschen des Kunden, müssen jeden Handgriff im Blick haben und alle Beteiligten zufriedenstellen. Das alles schaffen Sie nur mit einer digitalen Lösung. Auf dem Markt gibt es dafür eine Vielzahl an Anbietern und Anwendungen, die Ihnen unter die Arme greift.
Wer hierbei heraussticht, ist Zoho. Denn Zoho weiß, was Sie brauchen, bevor Sie es selbst tun.
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Hauptproblem Nr. 1: Unzureichende Projektplanung
Erinnerst du dich an die Worte von Joseph Anton Bruckner? Dieses Fundament, von dem er spricht, ist und bleibt deine Projektplanung. Nachdem du die Wünsche und Ziele deiner Abteilungen oder Kunden gesammelt hast, besteht die Aufgabe darin, sie in einem detaillierten Projektplan anhand der einzelnen Schritte zusammenzufassen. Aber welchen Schritt gehst du zuerst an? Welcher ergibt am meisten Sinn? Welche Aufgaben gibt es, wer ist dafür verantwortlich? Du musst dir diese bunte Liste von Fragen selbst stellen und darauf basierend einen Plan erstellen. Ohne diesen lohnt es sich — ehrlich gesagt — gar nicht erst anzufangen. Wer sich planlos in ein Projekt stürzt, erzielt selten ein Ergebnis – geschweige denn ein zufriedenstellendes. Zoho Projects hat dafür ein digitales Board geschaffen. Darin kannst du deine Aufgaben mit allen nötigen Informationen, Prioritäten und, natürlich, dem zuständigen Teammitglied erfassen. Noch wichtiger: Du kannst ein Organigramm für die verschiedenen Aufgabenstatus erstellen, anhand dessen alle ihre To-dos in Fortschrittsphasen einteilen können.
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Hauptproblem Nr. 2: Enger Zeitplan
Gut, die Grundlagen stehen, jeder weiß, was zu tun ist – aber wann genau? Wie du sehen wirst, sind Fristen ein ebenso wichtiger Bestandteil dieser Basis. Es kommt häufig vor, dass Aufgaben ohne die richtige Zuordnung von Enddaten unerledigt bleiben, besonders wenn das Projekt parallel zum Tagesgeschäft läuft. Dabei vergisst man leicht das eine oder andere To-do. Für dich als Projektleiter ist das fatal, wenn es öfter passiert. Deshalb ist es wichtig, das Mantra nicht zu vergessen: Jeder hält sich an den Zeitplan! Was vielleicht utopisch klingt, ist die Königsdisziplin von Zoho Projects. Denn eines ist sicher: Den Fristen und Benachrichtigungen in Zoho Projects kannst du nicht entkommen! Lege beim Erstellen der Aufgaben einfach ein Start- und Enddatum fest. In Kombination mit dem Prioritätslevel werden dringende Aufgaben sofort sichtbar. Wer die Frist dennoch geschickt ignoriert, wird mit den Eskalationsregeln konfrontiert, die du individuell für dein Projekt konfigurieren kannst. Sobald eine Frist naht, informiert Zoho Projects automatisch alle Projektmitglieder per Push-Nachricht oder E-Mail. Und das Beste? Du kannst den Fortschritt aller Aufgaben jederzeit im Gantt-Diagramm verfolgen.
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Hauptproblem Nr. 3: Schlechte Kommunikation
„Wie ist der Stand der Dinge?“, „Ich habe dir Feedback gegeben – warum wurde das nicht eingearbeitet?“, „Diese Info habe ich nie bekommen“ – solche Sätze begegnen dir im Projektmanagement immer wieder. Schlechte Kommunikation ist die Axt, die auch den besten Projektplan zu Fall bringen kann. Wenn ein Mitarbeiter nicht weiß, woran der andere arbeitet, ist es schwer, gemeinsame Ziele zu erreichen. Die erste Regel lautet daher: Schaffe einen Kommunikationskanal, der sicherstellt, dass Informationen nicht verloren gehen. Zoho Projects bietet dafür die perfekte Symbiose. Unter jeder Aufgabe, die du erstellst und im Projekt bereitstellst, können Beteiligte über die integrierte Kommentarfunktion Updates teilen und Dokumente hochladen. Mitarbeiter können sich gegenseitig in Kommentaren markieren, die dank automatischer Benachrichtigungen per E-Mail oder Push nicht übersehen werden. So können nicht nur die Verantwortlichen, sondern auch du als Projektleiter jederzeit den Kommunikationsfluss nachvollziehen und bleibst stets vollständig informiert. Das ist besonders hilfreich bei krankheitsbedingten Ausfällen oder Personalwechseln, damit das Projekt kontinuierlich fortgesetzt werden kann.
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Hauptproblem Nr. 4: Überlappende Zusammenarbeit
Verschiedene Abteilungen arbeiten an einer Aufgabe, Kunden möchten oder müssen in den Freigabeprozess eingebunden werden – willkommen beim nächsten Hindernis im Projektmanagement: mehrere „Orchester“ gleichzeitig zu dirigieren. Mit Zoho Projects musst du dafür aber nicht im Kreis laufen. Gib den strukturellen Ton an, und Zoho erledigt die Arbeit mithilfe eines magischen Begriffs: Blueprints. Diese Blueprints kannst du vorab individuell nach deinen Anforderungen einrichten und dadurch standardisierte Workflows und Prozesse sicherstellen. Soll eine Aufgabe erst dann in die nächste Phase übergehen, wenn du sie freigegeben hast? Sag es deinem Blueprint. Gibt es eine Checkliste von Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, bevor eine Aufgabe als abgeschlossen gilt? Sag es deinem Blueprint. Du legst die notwendigen Parameter selbst fest und stellst so sicher, dass alle Projektbeteiligten nach denselben Standards arbeiten – und vor allem transparent. Apropos Transparenz: Das gilt natürlich auch für deine Kunden! Verzichte auf mühsame, detaillierte Projektberichte für jeden Schritt und lade deine Kontakte ein, dein Projekt direkt zu verfolgen. In der Benutzerverwaltung kannst du externen Nutzern Zugriff auf einzelne Unteraufgaben, Aufgaben oder ganze Projekte gewähren und die Kundenrolle gemäß der jeweiligen Berechtigungen konfigurieren. Du entscheidest, ob Kunden nur mitlesen oder auch Kommentare schreiben und Dateien hochladen dürfen. Du bist und bleibst der Dirigent!
Projektarbeit in 2023 – in Zusammenarbeit mit codafish
Durchdigitalisiert und übersichtlich – hach, so lieben wir Projektmanagement! Und diese endet nicht nur in einer Anwendung: Zoho Projects lässt sich problemlos mit den Zoho Kommunikationstools Connect und Cliq verbinden und in weitere SaaS Apps wie Microsoft Teams integrieren. Wie Sie lesen, eröffnet Zoho Projects ungeahnte Möglichkeiten und eine Vielzahl an Funktionen. Sie benötigen dazu einen partner-in-crime? Dann kontaktieren Sie uns! Wir von codafish beraten Sie rund um das Projektmanagement, erstellen mit Ihnen auf Wunsch einen umfassenden Projektplan und konfigurieren Ihnen Zoho Projects ganz nach Ihren individuellen Bedürfnissen. Wir haben die Antworten auf die Fragen zu Struktur, arbeitserleichternden Blueprints und programmieren weitere Funktionen in Zusammenarbeit mit Zoho für Ihr optimales Projektmanagement!
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