4 problemas comunes en la gestión de proyectos y cómo solucionarlos
¿Proyecto o dolor de cabeza?
¿Tenemos que implementar un nuevo software en la empresa o procesar un pedido de un cliente? Muchos tutoriales de DIY te motivarían con el lema “Manos a la obra”, por supuesto con la correspondiente euforia de que todo es más sencillo de lo que parece. Pero todos los que alguna vez hemos iniciado un proyecto con mucha ilusión o incluso nos hemos lanzado sin pensar lo sabemos: No siempre es fácil. En el transcurso de un proyecto van surgiendo imprevistos que pueden llegar a hacer que no se cumplan los objetivos fijados, aplazar fases enteras del proyecto ¡O directamente llevarnos a la desesperación! Menos mal que existe ayuda en forma de programas de gestión de proyectos. Un software puede protegernos de la frustración. En sentido figurado: Una aplicación con una especie de capa de superhéroe: Zoho Projects. Juntos, recorremos el camino a lo largo de los mayores obstáculos de la gestión de proyectos para que puedas prepararte mentalmente y te contamos cómo te salva Zoho Projects.
“Para construir torres altas, hay que dedicar mucho tiempo a los cimientos”.
Lo que el compositor austriaco Joseph Anton Bruckner describe de forma tan poética también puede aplicarse a la gestión de proyectos. ¿Cuál es la similitud? La construcción en torno a un proyecto incluye su planificación, organización, seguimiento y control para alcanzar eficazmente un determinado objetivo o resultado. ¿Cómo se consigue esto? Con una estructura clara y bien definida. Como gerente de proyecto, somos también los directores de una orquesta de empleados de distintos departamentos y de los deseos individuales del cliente. Debemos vigilar cada movimiento y mantener satisfechos y motivados a todos los implicados. Todo esto sólo se puede hacer con la ayuda de herramientas de gestión digitales. Existe una amplia gama de herramientas de gestión en el mercado y aplicaciones de software ayudan a los equipos en esta tarea. Una herramienta que destaca en este campo es Zoho. Zoho sabe lo que necesitas antes de que lo hayas pensado por ti mismo.
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Problema principal nº 1: Planificación del proyecto inadecuada
¿Recuerdas las palabras de Joseph Anton Bruckner? Esa base de la que él habla es y será siempre tu planificación de proyecto. Una vez que hayas recopilado los deseos y objetivos de tus departamentos o clientes, la tarea consiste en resumirlos en un plan de proyecto detallado basado en las diferentes etapas. Pero, ¿qué paso das primero? ¿Cuál tiene más sentido? ¿Cuáles son las tareas y quiénes son los responsables de ellas? Debes revisar esta colorida lista de preguntas y crear un plan a partir de ellas. Sin ello, realmente no tiene sentido — dicho de forma directa — ni siquiera empezar. Al fin y al cabo, quien se lanza a un proyecto sin planificación rara vez obtiene resultados, y mucho menos satisfactorios. Zoho Projects ha creado un panel digital para este propósito. En él puedes introducir tus tareas junto con la información necesaria, las prioridades y, por supuesto, el miembro del equipo responsable. Y lo más importante: puedes crear un esquema organizativo para los distintos estados de las tareas, mediante el cual todos pueden dividir sus pendientes en fases de progreso.
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Problema principal nº 2: Calendario ajustado
De acuerdo, lo básico está en su lugar, todos saben qué hacer, pero ¿cuándo exactamente? Como notarás, los plazos son un factor igualmente importante dentro de los fundamentos. No es raro que las tareas queden sin hacer si no se asignan fechas de finalización adecuadas, especialmente cuando el proyecto debe desarrollarse junto con las actividades diarias. Es fácil olvidar algún pendiente aquí o allá. Esto puede ser o no un problema para un miembro del equipo, pero para ti como gestor del proyecto puede desviar el rumbo si sucede con frecuencia. Por eso es importante no olvidar el mantra: ¡todos cumplen con el cronograma! Lo que puede sonar utópico es, en realidad, una de las disciplinas maestras de Zoho Projects. Porque hay algo que debes saber: no se pueden evitar las fechas límite ni las notificaciones en Zoho Projects. Basta con definir una fecha de inicio y de finalización al crear las tareas. Combinado con el nivel de prioridad, los pendientes urgentes se identifican de inmediato. Aquellos que logren ignorar el plazo, de todos modos, se enfrentarán a las reglas de escalación, que puedes configurar individualmente para tu proyecto. Si una fecha límite se acerca, Zoho Projects informa automáticamente a todos los miembros del proyecto por notificación push o correo electrónico. Así, nadie puede perderse nada más. ¿Lo mejor? Puedes supervisar el progreso de todas las tareas en cualquier momento con un diagrama de Gantt.
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Problema principal nº 3: Mala comunicación
“¿En qué punto estamos?”, “Te di comentarios sobre esto, ¿por qué no los incluiste?”, “Nunca recibí esa información”… Estas frases son un clásico del bingo de gestión de proyectos. Una mala comunicación puede derribar incluso el plan de proyecto mejor estructurado. Si un empleado no sabe lo que hace otro, es difícil avanzar hacia los objetivos. La primera regla aquí: crea un canal de comunicación que asegure que la información no se pierda por el camino. Zoho Projects ofrece la simbiosis perfecta para ello. En cada tarea que crees y asignes dentro del proyecto, los participantes pueden compartir actualizaciones y subir documentos mediante la función de comentarios incorporada. Los empleados pueden mencionarse entre sí en los comentarios, que no pasarán desapercibidos gracias a las notificaciones automáticas por correo electrónico o push dentro de Zoho Projects. Así, no solo los responsables, sino también tú como gestor de proyecto puedes seguir el flujo de comunicación en todo momento y mantenerte completamente informado. Esto resulta muy útil ante ausencias por enfermedad o cambios de personal, permitiendo que el proyecto siga avanzando sin interrupciones.
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Problema principal nº 4: Colaboración superpuesta
Departamentos distintos trabajando en una misma tarea y clientes que quieren o necesitan participar en el proceso de aprobación. Bienvenido al siguiente obstáculo de la gestión de proyectos: coordinar múltiples “orquestas” a la vez. Con Zoho Projects, sin embargo, no tienes que correr en círculos. Marca el tono estructural y deja que Zoho haga el trabajo con un solo término mágico: Blueprints. Puedes configurar estos Blueprints de forma individual según tus necesidades y así garantizar flujos y procesos estandarizados. ¿Quieres que una tarea no pase a la siguiente fase hasta que la hayas aprobado? Díselo a tu Blueprint. ¿Existe una lista de requisitos que deben cumplirse antes de marcar la tarea como completada? Díselo a tu Blueprint. Tú defines los parámetros necesarios y aseguras que todos los miembros trabajen bajo los mismos estándares y con total transparencia. Y hablando de transparencia… esto también se aplica a tus clientes. Olvídate de los tediosos informes de proyecto paso a paso e invita a tus contactos a seguir el progreso directamente. A través de la administración de usuarios, puedes conceder a usuarios externos acceso a subtareas, tareas o proyectos completos y definir su rol según los permisos. Tú decides si tus clientes solo pueden leer o también comentar y subir archivos. ¡Tú eres y sigues siendo el director de orquesta!
Gestión de proyectos en 2023 – codafish está a tu lado
Digitalizada hasta el más mínimo detalle: ¡así nos gusta la gestión de proyectos en codafish! Y esto no tiene por qué significar el uso de una sola aplicación: Zoho Projects puede conectarse fácilmente con las herramientas de comunicación Zoho Connect y Zoho Cliq e integrarse con otras aplicaciones SaaS como Microsoft Teams. ¡Cómo lo lees! Zoho Projects abre posibilidades inimaginables con multitud de funciones. ¿Necesitas ayuda para sentar las bases de los proyectos de tu empresa? Ponte en contacto con nosotros. En codafish asesoramos sobre todos los aspectos de gestión de proyectos, creamos un plan de proyecto completo para tu empresa y configuramos Zoho Projects de acuerdo a las necesidades individuales de cada cliente. Te contamos como elaborar la estructura, flujos de trabajo y automatizaciones y programar otras funciones en colaboración en equipo con Zoho. ¡Aprende como conseguir la gestión de proyectos óptima que tu empresa necesita!
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