Zoho Forms: Mehr Leads, weniger Aufwand

Zoho Forms ist eine Cloud-Anwendung zur einfachen Erstellung von digitalen Formularen per Drag and Drop – für eine effiziente Datenerfassung und Datenverwaltung. Zoho Forms ist ein Tool aus dem Zoho Kosmos: Zoho ist ein indisches Unternehmen, das Softwarelösungen für jeden Unternehmensbereich entwickelt. Seit 1996 am Markt, nutzen weltweit aktuell mehr als 90 Millionen User die Software, welche in über 180 Ländern aktiv ist. Besonders kleine und mittlere Unternehmen favorisieren Zoho, dessen wichtigste Produkte Zoho CRM, Zoho Books, Zoho Projects und Zoho Workplace (ein ähnliches Tool wie Microsoft 365) sind, die in 11 Sprachen unterstützt werden. Und mit Erfolg: Durchschnittlich erhalten die Zoho-Anwendungen auf Bewertungsplattformen 4,5 von 5 Sternen.

Online Formulare für jeden Bedarf

Zugegeben, Online Formulare lassen sich längst im Handumdrehen über Content Management Systemen wie WordPress mit einem Plugin auf Ihrer Website integrieren. Wer aber mehr aus seinem Kontaktformular rausholen möchte, für den ist Zoho Forms genau richtig, denn es erfüllt alle Anforderungen für eine professionelle Leadgenerierung: Die Formulare sind hochgradig anpassbar, auf jedem Device responsive und unterstützen die Zuweisung von Aufgaben sowie Genehmigungsworkflows. Formulare erstellen? Das klappt mit Zoho Forms einfacher denn je dank des intuitiven visuellen Formular-Editors: Ihnen stehen unzählige Formularfelder bereit, aus denen Sie auswählen und Ihr Formular somit individuell konfigurieren können. Auch Formularintegrationen sind kein Problem: Verbinden Sie Ihre Online Formulare einfach schnell mit Google Apps, anderen CRMs oder Zoho-Anwendungen. Und das nicht nur am Desktop – Zoho Forms ist auch als App für iOS- und Android-Mobilgeräte verfügbar, sodass Sie entspannt unterwegs mit der Anwendung arbeiten können.

Zoho Forms ist in fünf Preispaketen erhältlich: kostenlos, Basic, Standard, Professional und Premium.

Im Puncto Preis-Leistungs-Verhältnis sind alle kostenlosen Versionen von Zoho, wie auch Zoho Forms, unschlagbar: Ohne die Notwendigkeit eines Abos können Sie die grundlegenden Funktionen für die Formular-Erstellung nutzen. Auch die Basis-Integrationen mit Zohos eigenen Tools stehen Ihnen zur Verfügung. Zwar ist die Anzahl an zu erstellbaren Formularen limitiert und es sind auch nur bis zu 500 Formular-Einsendungen pro Monat möglich, jedoch eignet sich das Paket bestens für Start Ups und für Unternehmen, die Zoho Forms testen möchten.

Der Basic-Tarif kostet Sie 10 € monatlich und offeriert Ihnen einen User, unbegrenzte Formulare und Berichte, 500 MB Speicher und die Möglichkeit von bis zu 10.000 Einsendungen pro Monat. Auch stehen Ihnen integrierte und benutzerdefinierte Designs und eine Dokumentenzusammenführung zur Verfügung.

Das Standard-Paket für 25 € pro Monat erweitert den Basic-Tarif um weitere 9 User, 15.000 Einsendungen mehr pro Monat und einem Speicher von 2 GB. Außerdem können Sie im Standard-Tarif Genehmigungen und Aufgaben konfigurieren.

Für 50 € pro Monat stehen Ihnen mit dem Professional Paket 25 User, bis zu 75.000 Einsendungen und ein Speicher von 5 GB zur Verfügung. Außerdem erweitert sich das Leistungspaket um die Zahlungsintegration.

Das Premium-Paket für 90 € im Monat bietet das komplette Programm: 100 User, unbegrenzte Formulare und Berichte, bis zu 150.000 Einsendungen monatlich, die Zahlungsintegration, einen Speicher von 10 GB, benutzerdefinierte Designs, die Dokumentenzusammenführung, Genehmigungen und Aufgaben und zusätzlich einen Datensatz-Audit.

Wie bei allen anderen Zoho Anwendungen können Sie immer erst einmal mit einem kleineren Paket starten – ein Upgrade in ein größeres Paket ist jederzeit mit nur wenigen Klicks möglich.

Sobald man über die Themen personenbezogene Daten und Online-Erfassung spricht, muss man sich vor allem mit IT-Sicherheit auseinandersetzen. Heutzutage sind wir immer größeren Bedrohungen durch Cyberangriffe und Datenlecks ausgesetzt, weshalb der Schutz der technischen Verarbeitung von Informationen durch IT-Sicherheit immer wichtiger wird. Dabei gilt es, nicht nur relevante Daten und Informationen von Unternehmen, sondern vor allem auch personenbezogene Daten zu schützen. Für letzteres steht die DSGVO ein, die für jedes in der EU tätige Unternehmen verpflichtend ist und dessen Datenschutzbestimmungen durch Maßnahmen gemäß Artikel 6 der DSGVO zwingend beachtet werden müssen.

Deshalb sind Kontaktformulare datenschutzrechtlich sensibel

Bei Kontaktformularen werden zumeist sensible personenbezogene Daten abgefragt, weshalb oft Datenschutzfragen aufkommen. Bei der Datenerfassung und -verarbeitung von Kontaktdaten gilt das Prinzip der Datenminimierung. Dieses Prinzip definiert, welche Daten minimal abgefragt werden müssen, um das Anliegen des Kontaktsuchenden zu bearbeiten. Dabei sollte man sich auf ein Feld für die Nachricht, die E-Mail-Adresse, den Namen und die Telefonnummer beschränken.

Ist Zoho Forms DSGVO-konform?

Zoho hat nicht nur ein Auge auf die Digitalisierung von Unternehmensbereichen, sondern vor allem auch auf den Datenschutz. Dafür hat Zoho seine Datenschutzrichtlinien angepasst, um die Datensicherheit weltweit zu gewährleisten. Um vertrauliche Informationen zu schützen, arbeitet Zoho Forms daher mit Verschlüsselungen, der Integration eines reCAPTCHAs und zertifiziert die Datensicherheit durch SSL.

Für wen gilt die DSGVO nicht?

Diese Frage lässt sich einfach beantworten: Die DSGVO gilt ausnahmslos für alle Unternehmen, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, und bringt so einige Rechte und Pflichten mit sich. Website-Betreiber sind beispielsweise dazu verpflichtet, neben einem Impressum und einer Datenschutzerklärung auch einen Cookie-Hinweis einzubauen. Auch für das Anmeldeformular des Newsletters muss ein Double-Opt-In hinterlegt werden, bei dem die Nutzer zweimalig aktiv dem Erhalt des Newsletters zustimmen müssen. Alle Unternehmen müssen somit für einen DSGVO-konformen Internetauftritt sorgen und intern datenschutzrechtlich korrekte Abläufe für Mitarbeiter sicherstellen. Es empfiehlt sich, dabei am besten mit einem Datenschutzbeauftragten zusammenzuarbeiten.

Haben wir zu viel versprochen? Wir denken nicht – nie war es einfacher, Online Formulare unter Einhaltung der DSGVO zu erstellen, als mit Zoho Forms! Sie können alles Mögliche anpassen, designen, abfragen und somit spielend leicht neue Leads gewinnen.

Sie haben noch Fragen oder möchten mehr zu Zoho Forms erfahren? Dann melden Sie sich gerne! Als offizieller Zoho-Partner stellen wir Ihnen das Tool vor und erledigen die To Dos bei der Implementierung für Sie. Buchen Sie sich jetzt online Ihren Termin für ein kostenloses Beratungsgespräch!

codafish – Ihr Zoho-Partner für alle digitalen Anwendungen

Wir sind am Ende unseres Überblicks zu Zoho Forms angelangt, und Sie haben nun alle wichtigen Details, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Ob es darum geht, die Formularerstellung zu optimieren, Workflows zu automatisieren oder die DSGVO-Konformität sicherzustellen – Zoho Forms bietet die Funktionen, die Sie benötigen. Wenn Sie bereit sind, Ihren Lead-Generierungsprozess zu verbessern und professionelle Unterstützung suchen, sind wir hier, um zu helfen! Als zertifizierter Zoho-Partner begleiten wir Sie bei der Einrichtung, bieten maßgeschneiderte Lösungen und übernehmen die Implementierung. Wir schulen Ihr Team für eine reibungslose Umstellung und stehen Ihnen auch nach dem Go-Live weiterhin zur Seite, um Ihren Erfolg mit Zoho Forms zu maximieren.