Ein wichtiger Bestandteil im finalen Entscheidungsprozess ist für die meisten Unternehmen heute noch immer die Unterschriftenmappe: Dokumente und Verträge werden ausgedruckt und für die Signatur durch die Geschäftsführung in die Mappe gelegt. Nachhaltigkeit? Die ist in diesem Ablauf nicht zu finden, schließlich druckt man die digital erhaltenen Dokumente einmalig aus, nur um sie dann wieder einzuscannen und per Mail zu versenden. Die Antwort auf diesen Prozess kann im 21. Jahrhundert nur lauten: DIGITALISIERUNG! Und ein hilfreiches Tool dafür ist Zoho Sign. Lernen Sie die Anwendung in diesem Blogbeitrag kennen. Wir garantieren Ihnen: danach schmeißen Sie Ihre Unterschriftenmappe aus dem Fenster, um auf die state-of-the-art-Technologie umzusteigen!
Was ist Zoho Sign?
Dokumentenmanagement on point – das verspricht Zoho Sign! Mit der Software lassen sich Dokumente digital signieren und bieten eine sichere und rechtlich bindende Lösung für digitale Signaturen. Mit Zoho Sign können Sie Dokumente nicht nur digital signieren, sondern sie auch spielend leicht verwalten – ein Zeitersparnis für Sie und Ihr Team ist das Ergebnis.
Zoho Sign ist eine Anwendung aus dem Zoho Kosmos: 1996 in Indien gegründet, hat sich die Zoho Corporation die Digitalisierung aller Geschäftsbereiche auf die Fahne geschrieben. Mit Erfolg: Mittlerweile stellt das Unternehmen über 45 Anwendungen für die Bereiche Vertrieb, Marketing, Human Resources, Buchhaltung u.v.m. für über 100 Millionen User weltweit zur Verfügung.
Warum sollte man Zoho Sign verwenden?
Zoho Sign ist eine führende digitale Signaturlösung und vereinfacht das Unterschreiben, Senden und Verwalten von Dokumenten. Nicht nur kann man damit nachhaltiger agieren, sondern auch die Kosten senken und die Produktivität steigern.
Für alle, die Bedenken in Puncto Sicherheit haben, können wir beruhigen: Zoho Sign stellt durch die Verschlüsselung von Daten einen umfassenden Datenschutz sicher. Zusätzlich erfüllt Zoho Sign internationale Standards wie eIDAS (EU), ESIGN Act (USA) und UETA sowie 2FA und Blockchain-basierte Zeitstempel für Manipulationssicherheit.
Die gesamte Anwendung können Sie individualisieren und Vorlagen mit eigenem Logo erstellen. Praktisch dabei ist auch, dass Sie sich Unterschriften von mehreren Empfängern gleichzeitig einholen können. Dank der detaillierten Prüfpfade können Änderungen im Signaturprozess, sowohl intern als auch extern, nachverfolgt werden.
Das sind die wichtigsten Funktionen von Zoho Sign
Nur digitale Signaturen anstoßen? Nein, Zoho Sign kann noch so viel mehr! Und nimmt Ihnen viel Arbeit ab. Allen voran dank der Benachrichtigungen und Hinweismeldungen sowie Erinnerungen für zu unterzeichnende Dokumente, mit denen digitale und automatisierte Workflows sichergestellt werden. Auch lassen sich Dokumente automatisch mehrsprachig übersetzen und als benutzerdefinierte Vorlagen versenden. Sie arbeiten mit mehreren Systemen? Dann ermöglicht Zoho Sign es Ihnen, Dokumente aus externen Anwendungen schnell und einfach zu importieren. Und auch andersrum, denn Zoho Sign kann nahtlos in zahlreiche externe Apps wie Google Drive oder Gmail integriert werden.
Für die Protokollierung und Analyse geben Audit Trails die Möglichkeit, Änderungen nachzuvollziehen. Ebenfalls lassen sich benutzerdefinierte Berichte über Aktivitäten und Abschlüsse auf der Plattform erstellen. Um all diese Funktionen in Anspruch zu nehmen, müssen Sie übrigens nicht an Ihrem Desktop-Arbeitsplatz gefesselt sein: Dank der mobilen App von Zoho Sign können Sie Dokumente auch unterwegs versenden, signieren und verwalten.
Welche Kosten entstehen durch Zoho Sign?
Zoho Sign ist in den drei Preispaketen Standard, Professional und Enterprise sowie in einer kostenlosen Edition erhältlich.
Mit einem User können Sie das kostenlose Paket verwenden und bis zu 5 Dokumente pro Monat signieren lassen. Neben den Workflows zur Unterzeichnung, einem Authentifizierungscode für Unterzeichner per Mail und der Signierung mit USB-Token für DSC sind die Features der Benachrichtigungen, der Dokumenten- und Ordnerverwaltung, dem Import und Export von Dokumenten und die Mobile App integriert.
Die Standard-Edition für 12 € pro Monat pro User erweitert das Leistungspaket um 20 weitere Dokumente, die pro Monat verarbeitet werden können, eine Konfiguration des E-Mail-Alias Ihres Unternehmens, zusätzliche Integrationen mit Zoho Apps sowie Basisintegrationen mit Apps von Drittanbietern wie Microsoft 365.
Für 20 € pro Monat pro User können Sie in der Professional-Edition eine unbegrenzte Anzahl an Dokumenten verarbeiten und zusätzlich Vorlagen gemeinsam nutzen, Berichte erstellen, Zoho Forms integrieren und auf mehrsprachigen Support zurückgreifen.
In der Enterprise-Edition können Sie für 28 € pro User pro Monat die Funktionen der Professional-Edition nutzen sowie die Features der Dokumentenfreigabe, einer persönlichen Signatur, der Massensignierung und -versand, dem Blockchain-Zeitstempel, einer API-Schnittstelle u.v.m.
Was ist eine digitale Signatur?
Digitale Signaturen kann man wie elektronische Fingerabdrücke verstehen: Sie verbinden einen Unterzeichner sicher mit einem Dokument. Dafür wird das Standardformat Public Key Infrastructure, kurz PKI, genutzt, um ein Höchstmaß an Sicherheit zu garantieren. Die Public Key Infrastructure ist eine spezielle Technologie für elektronische Unterschriften und bietet ein sicheres Framework, das digitale Zertifikate und kryptografische Schlüssel verwendet, um eine sichere Kommunikation und Identitätsauthentifizierung im Internet zu ermöglichen.
Die Public Key Infrastructure erfordert die Anwendung eines mathematischen Algorithmus, um lange Schlüssel zu erzeugen: Einer dieser Schlüssel ist öffentlich, der andere privat. Wenn ein Nutzer ein Dokument digital unterschreibt, wird unter Nutzung des privaten Schlüssels des Unterzeichners eine Signatur erzeugt. Dieser private Schlüssel wird vom Unterzeichner geheim gehalten. Der mathematische Algorithmus erzeugt Daten aus dem betreffenden Dokument und verschlüsselt sie, wodurch schlussendlich die digitale Signatur entsteht. Diese Signatur wird mit einem Zeitstempel versehen. Somit wird das Dokument im Fall von Änderungen nach der digitalen Signierung automatisch ungültig.
Wozu werden digitale Signaturen genutzt?
Allen voran werden digitale Signaturen für rechtssichere elektronische Verträge und Dokumente wie Kaufverträge, Steuerformulare und Genehmigungen verwendet. Auch im Finanz- und Bankwesen werden digitale Unterschriften für Online-Banking und Transaktionen eingesetzt. Ein weiterer großer Einsatzbereich ist das Gesundheitswesen für die Nutzung von elektronischen Patientenakten, Rezepten und der Einwilligung für medizinische Behandlungen.
Ist Zoho Sign DSGVO-konform?
Zoho ist von Haus aus DSGVO-konform, da es einen großen Fokus auf die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien legt: Neben Serverstandorten in der EU, einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und einer Datenminimierung sowie Kontrolle erfüllt Zoho Sign mit der eIDAS- & UETA-Konformität europäische Standards für elektronische Signaturen.
