Para la mayoría de las empresas, una carpeta de firmas sigue siendo hoy una parte esencial del proceso final de toma de decisiones: los documentos y contratos se imprimen y se colocan en una carpeta para su aprobación por la dirección. ¿Sostenibilidad? Brilla por su ausencia en este flujo de trabajo, ya que los documentos recibidos digitalmente se imprimen una vez, solo para volver a escanearlos y enviarlos por correo. En el siglo XXI, solo hay una respuesta a esta ineficiencia: ¡DIGITALIZACIÓN! Y una herramienta poderosa para esta transformación es Zoho Sign. Descubra cómo funciona en esta entrada de blog: le garantizamos que después de leerla estará listo para deshacerse de su carpeta de firmas y pasarse a la tecnología más avanzada.
¿Qué es Zoho Sign?
Gestión documental sin complicaciones: ¡esa es la promesa de Zoho Sign! Este software le permite firmar documentos digitalmente, ofreciendo una solución segura y con validez legal para las firmas electrónicas. Con Zoho Sign no solo puede firmar documentos digitalmente, sino también gestionarlos con facilidad, lo que se traduce en un valioso ahorro de tiempo para usted y su equipo.
Zoho Sign forma parte del ecosistema Zoho: fundada en India en 1996, Zoho Corporation se propuso digitalizar todas las áreas empresariales, y lo consiguió. Hoy la empresa ofrece más de 45 aplicaciones para ventas, marketing, recursos humanos, contabilidad y mucho más, con más de 100 millones de usuarios en todo el mundo.
¿Por qué deberías usar Zoho Sign?
Zoho Sign es una de las soluciones líderes en firma digital, y simplifica la firma, el envío y la gestión de documentos. No solo le ayuda a operar de forma más sostenible, sino que también reduce costes y mejora la productividad.
Si le preocupa la seguridad, puede estar tranquilo: Zoho Sign garantiza una protección de datos integral mediante el cifrado de datos. Además, cumple con normas internacionales como eIDAS (UE), la ESIGN Act (EE. UU.) y UETA, así como con la autenticación en dos factores (2FA) y sellos de tiempo basados en blockchain para evitar manipulaciones.
Puede personalizar completamente toda la aplicación y crear plantillas con su propio logotipo. Otra función práctica es la posibilidad de recopilar firmas de varios destinatarios a la vez. Gracias a los registros de auditoría detallados, se pueden rastrear los cambios en el proceso de firma, tanto internos como externos.
Principales funcionalidades de Zoho Sign
¿Solo activar firmas digitales? No: Zoho Sign hace mucho más y le ahorra una gran cantidad de trabajo. Sobre todo gracias a las notificaciones, alertas y recordatorios para documentos pendientes de firma, que garantizan flujos de trabajo digitales y automatizados. Los documentos también pueden traducirse automáticamente a varios idiomas y enviarse como plantillas personalizadas. ¿Trabaja con varios sistemas? Zoho Sign le permite importar documentos de aplicaciones externas de forma rápida y sencilla. Y también al revés, ya que Zoho Sign se integra sin fisuras con numerosas aplicaciones externas como Google Drive o Gmail.
Para el registro y el análisis, las auditorías permiten rastrear los cambios, y puede generar informes personalizados sobre actividad y firmas completadas directamente en la plataforma. Y no necesita estar atado a su escritorio para acceder a todo esto: con la aplicación móvil de Zoho Sign puede enviar, firmar y gestionar documentos en cualquier lugar.
¿Cuánto cuesta Zoho Sign?
Zoho Sign está disponible en tres planes de precios — Standard, Professional y Enterprise — además de una edición gratuita.
Con un usuario puede utilizar el plan gratuito y firmar hasta 5 documentos al mes. Además de los flujos de firma, un código de autenticación para firmantes por correo y la firma con token USB para DSC, incluye notificaciones, gestión de documentos y carpetas, importación y exportación de documentos y la aplicación móvil.
El plan Standard, por 12 € al mes por usuario, amplía el paquete con 20 documentos adicionales al mes, configuración del alias de correo de su empresa, integraciones adicionales con apps de Zoho e integraciones básicas con apps de terceros como Microsoft 365.
Por 20 € al mes por usuario, el plan Professional le permite procesar un número ilimitado de documentos, además de compartir plantillas, generar informes, integrar Zoho Forms y acceder a soporte multilingüe.
En el plan Enterprise, por 28 € por usuario al mes, obtiene todas las funciones de Professional más aprobación de documentos, firma personal, firma y envío masivo, sello de tiempo blockchain, una interfaz API y mucho más.
¿Qué es una firma digital?
Las firmas digitales pueden compararse con huellas dactilares electrónicas: vinculan de forma segura a un firmante con un documento. El formato estándar utilizado para garantizar el máximo nivel de seguridad es la Infraestructura de Clave Pública (PKI), una tecnología especializada para firmas electrónicas que ofrece un marco seguro basado en certificados digitales y claves criptográficas para permitir una comunicación segura y la autenticación de identidad en internet.
La PKI requiere el uso de un algoritmo matemático para generar claves largas: una pública y otra privada. Cuando un usuario firma digitalmente un documento, se crea una firma utilizando la clave privada del firmante, que este mantiene en secreto. El algoritmo genera datos a partir del documento y los cifra, dando lugar finalmente a la firma digital, que recibe un sello de tiempo. Como resultado, cualquier cambio realizado en el documento tras la firma lo invalida automáticamente.
¿Para qué se utilizan las firmas digitales?
Las firmas digitales se utilizan principalmente para contratos y documentos electrónicos con validez legal, como acuerdos de compra, formularios fiscales y aprobaciones. También se usan ampliamente en el sector financiero y bancario para operaciones y transacciones en línea. Otro gran ámbito de aplicación es la sanidad, para historiales clínicos electrónicos, recetas y consentimientos para tratamientos médicos.
¿Es Zoho Sign compatible con el RGPD?
Zoho cumple con el RGPD desde su diseño, con un fuerte enfoque en la protección de datos. Además de servidores en la UE, cifrado de extremo a extremo y minimización y control de datos, Zoho Sign cumple con los estándares europeos para firmas electrónicas mediante su conformidad con eIDAS y UETA.
