Trabajar de forma digital con Zoho Workplace en detalle

Antes que nada debemos definir qué es realmente el lugar de trabajo del que hablamos. El nombre suena bastante obvio y cotidiano, pero se remonta a las herramientas que utilizaremos para cualquiera de nuestras tareas del día a día. Un carpintero necesita madera y herramientas, un artista lienzo y pinturas. Y nosotros, en nuestro trabajo de oficina, necesitamos correo electrónico, telefonía y programas para crear documentos y hojas de cálculo, así como una aplicación siempre a mano donde tomar notas. Zoho ofrece su paquete de software pensando en sus usuarios.

Zoho ha creado un conjunto de más de 40 apps que ofrece una solución completa para la digitalización de todas las áreas de la empresa. Desde la contabilidad hasta el marketing y las ventas, Zoho combina todas las áreas imprescindibles de la empresa en un sistema operativo basado en la nube. Esto incluye el lugar de trabajo diario del que hablamos. ¿Cómo saber si se ha enviado a un cliente un email con nuestra oferta? Fácil, podemos mirarlo en cualquier momento en Zoho CRM. ¿Necesitamos enviar una factura o un presupuesto? Zoho Books se encarga de ello. Para Zoho todo va de la mano. Y no sólo en términos de ventas y los documentos asociados – gracias a Zoho Office Suite y sus aplicaciones, todas las tareas del día a día se pueden realizar desde una misma plataforma. Te contamos qué módulos específicos pueden hacer que tu lugar de trabajo sea realmente ameno.

Si hay algo primordial en una oficina es un buen programa de correo electrónico. La comunicación es un must pero la seguridad debe primar ante todo. Zoho Mail ha hecho de la seguridad el punto más importante y sus centros de datos proporcionan una red de seguridad y supervisión sin fisuras. En combinación con la encriptación de sus datos, Zoho Mail le ofrece un alojamiento de correo electrónico seguro que protege la información en el lugar de trabajo fijo o en movimiento en la versión móvil. ¿Qué pasa si borras accidentalmente un correo electrónico? No tienes por qué preocuparte, porque gracias a eDiscovery, Zoho conserva los correos electrónicos durante el periodo que se desee y permite recuperarlos en cualquier momento. Incluso sin estar en la oficina, porque el software entiende la importancia del trabajo móvil más que cualquier otro proveedor y por lo tanto también tiene una aplicación para smartphones. ¿Y no restringirá las funciones en la versión móvil? En este caso Zoho convence gracias a su aplicación de correo personalizada. ¡Y también cuenta con una nueva forma de enviar correos electrónicos! El futuro del correo se llama Streams, dando al correo electrónico un aire de redes sociales y poniendo fin a los típicos de las interminables listas de correo. Zoho Mail permite etiquetar a tus compañeros de equipo, escribir comentarios y compartir archivos. Y si te cansas de escribir, simplemente cambia a la comunicación más directa: Zoho Cliq.

Cualquier persona en un ambiente corporativo conoce el interminable intercambio de emails que no llevan a ningún lado y acaban creando más confusión que conclusiones certeras ¡Ya está bien! Los límites de la comunicación escrita han llegado a su límite, hay momentos en los que hay que hablar para avanzar. Zoho Cliq al rescate: La herramienta de comunicación te permite chatear interna y externamente de la forma más inmediata posible, hacer llamadas o iniciar una videollamada (porque a veces ayuda ver la cara a tu interlocutor para suavizar las cosas, sobre todo cuando se trata de temas difíciles). A Zoho Cliq no le importa si estás sentado en tu pc o smartphone, a unos metros o a miles de kilómetros de distancia, porque en combinación con datos móviles o Wi-Fi, garantiza que puedas estar localizable en cualquier parte del mundo. ¿Queremos mostrar al cliente la situación de un proyecto en una videollamada? Sólo tenemos que compartir la pantalla o enviar los archivos mientras respondemos a sus preguntas y le damos más información. ¿Necesitamos a un compañero? No hay problema: podemos invitarlos con un simple clic de ratón. ¿Nos han surgido dudas sobre otro departamento? Escribe a tu compañero en el chat para cubrir dos temas con un solo clic. Es una realidad, Zoho Cliq es el paraíso de la comunicación. Y lo mejor de todo: en combinación con Zoho Meeting, también podemos coordinar y crear reuniones internas o con clientes desde la misma interfaz.

¿Conocemos el lema «Las palabras se las lleva el tiempo»? Esto también se aplica en la oficina. Todo lo que se habla en una reunión debería anotarse en algún sitio, las ideas y listas de tareas deben escribirse y los cálculos y planes de proyecto deben elaborarse. Para todo lo relacionado con documentos ya sean tipo pdf, word, o sheet presentamos Zoho Office Suite. Las aplicaciones Writer, Sheets, Show y Notebook son herramientas que se pueden utilizar tanto online como offline. Escribe tus ideas y planes en un documento en Zoho Writer, déjalo reposar, revísalo y dale formato. ¿Necesitas que un compañero le eche otro vistazo y que el jefe le dé el visto bueno final? Entonces utiliza las amplias herramientas de comentarios, seguimiento de cambios y aprobación disponibles en Zoho Writer. También puedes escribir un texto junto con el equipo en un documento y, una vez aprobado, publicarlo directamente en línea a través del módulo en tus páginas de WordPress. No puedes ser menos creativo, pero sobre todo más analítico, con Zoho Sheets. Zoho Workplace cubre funciones como recoger datos de proyectos, calcular previsiones, analizar costes y mostrarlos en gráficos o crear planes de proyecto con plazos para sus clientes. Como en todas las demás aplicaciones de Zoho, también se puede invitar a los miembros de tu equipo y trabajar juntos en la misma hoja de cálculo. ¿Necesitas resumir gráficos, cifras y conceptos en una presentación? Zoho Show es la solución. Zoho Show tiene disponibles 100 plantillas profesionales que permiten personalizar las presentaciones según el diseño corporativo de cada empresa o cliente y hacerlas más visuales con efectos, fotos y colores. Los comentarios de la propia reunión pueden anotarse en Zoho Notebook, el bloc de notas digital de la suite, y añadirlos posteriormente a la presentación.

Las funciones de Zoho a veces parecen demasiado buenas para ser verdad. Pero en codafish podemos hablar desde la experiencia: ¡Pregúntanos sin compromiso! Somos Partner oficial de Zoho y llevamos utilizando Zoho Workplace durante muchos años para trabajar de forma internacional y remota desde Alemania, España y Suiza y comunicarnos con nuestro equipo y con nuestros clientes. Contacta con nosotros y te mostraremos las funcionalidades de cada una de las aplicaciones en una llamada inicial para comprobar sin compromiso las ventajas que la suite de Zoho puede ofrecer a empresas.