Con sus más de 350 clientes B2B, clientes particulares, colaboraciones con una docena de universidades y un gran proyecto en el lago de Constanza era imprescindible que el CRM de Höhenbalance no perdiera control. Höhenbalance es una empresa austriaca dirigida por Nicole Mutschler y su marido Harry y cada vez tiene más clientes. Este éxito estaba haciendo precisamente que fuera más difícil mantener el equilibrio para Höhenbalance. Además de gestionar contratos, pedidos y publicidad, el CRM y, por tanto, el mantenimiento de los datos de los clientes apenas podían gestionarse de manera eficiente. Había llegado el momento de iniciar un nuevo proyecto para poner orden y reorganizarse digitalmente. Te contamos cómo Höhenbalance puso en marcha los módulos necesarios de Zoho iniciando un proyecto con codafish.
Zoho One: El sistema operativo para la escalada de tu empresa
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Caso de éxito: Vender tecnología de hipoxia con Höhenbalance
Höhenbalance es el fruto del trabajo de Nicole y Harry Mutschler. Como una de las empresas líderes de Austria en el campo del entrenamiento de hipoxia, son una entidad reconocida en centros de investigación, médicos, gimnasios y muchos más. La empresa vende sistemas de hipoxia para empresas y clientes privados, así como para universidades. Tanto si se trata de pequeños aparatos para el hogar como de grandes máquinas para instalaciones hoteleras: Höhenbalance dispone de la tecnología adecuada para crear habitaciones en altitud. ¿Cómo se hace esto? Los generadores aspiran aire y le extraen oxígeno simulando así el contenido de oxígeno que existe en los paisajes de montaña. Esta hipoxia renueva las células del cuerpo humano: las mitocondrias se hinchan, se dividen y se multiplican. «El entrenamiento en hipoxia cuenta hoy por hoy con partidarios en muchos ámbitos», afirma Nicole Mutschler, propietaria de Höhenbalance. «Además los aparatos tienen aplicaciones en la asistencia sanitaria, como las enfermedades metabólicas y cardiovasculares y también forman parte de un aspecto importante de la investigación, sobre todo en el estudio de enfermedades como el Covid.» Fundada en 2005, Höhenbalance cuenta hoy por hoy con una cartera de 700 clientes entre empresas y particulares, además de colaborar con 12 universidades. El equipo consta de ocho personas que se ocupan de atletas y clubes de fútbol, como el VfB Stuttgart. Actualmente están trabajando en su próximo gran proyecto: suministrar tecnología de hipoxia para 110 habitaciones de un hotel en el lago Constanza.
La gestión de datos de clientes: disciplina digital imprescindible
Efectivamente, el aburrimiento no existe en Höhenbalance. Debido a la avalancha de datos la eficiencia en la gestión se estaba volviendo más difícil. «Es difícil abarcar todos los departamentos», nos cuenta Nicole sobre su problema de gestión de la información. «CRM, datos de contabilidad, Newsletters… Los datos se almacenaban en diferentes sistemas, a veces por duplicado, y parecía casi imposible unirlos todos en una base de datos, eliminar los duplicados y tenerlos disponibles para trabajar eficientemente con ellos». El matrimonio Muschler se dio cuenta de que era hora de abordar un nuevo proyecto, esta vez interno. El software a utilizar se decidió rápidamente gracias a una recomendación: Zoho fue el sistema operativo elegido. Zoho es un sistema operativo que ofrece más de 40 aplicaciones para diferentes procesos, ofreciendo una solución digital completa para las empresas. Pero de todas las herramientas de Zoho One ¿qué aplicaciones aumentarían la productividad de Höhenbalance y solucionarían las necesidades del equipo? Nicole y Harry Mutschler decidieron asesorarse por expertos y contactaron con un Partner de Zoho que le ofreciera implementación y soporte de Zoho. Aquí es donde empezó la colaboración con codafish aportando soluciones.
«La primera reunión con Timo y su equipo fue un éxito. Les contamos nuestros objetivos y procesos actuales, y no sólo nos explicaron las posibilidades de aplicación y las funciones de los programas, sino que añadieron directamente nuevas ideas propias, nos cuenta Nicole»
Experiencia + Conocimiento + Visión = codafish como Zoho Partner
codafish ofrece una primera consulta inicial gratuita. Nicole Mutschler contactó para contar sus planes de transformación digital y obtuvo la información necesaria para decantarse por la agencia. «La primera reunión con Timo y su equipo fue un éxito. Les contamos nuestros objetivos y procesos actuales, y no sólo nos explicaron las posibilidades de aplicación y las funciones de los programas, sino que añadieron directamente nuevas ideas propias», nos cuenta Nicole. «Quedamos más que convencidos». Estaba claro que Höhenbalance necesitaba una base de datos que combinara la información de los clientes incluidos en el sistema CRM, herramientas de contabilidad y la información de su Newsletter. Pero la colaboración entre codafish y Höhenbalance llegó a una productividad mucho más amplia
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«Obtuvimos todo lo que queríamos hacer en un principio y nos dimos cuenta, poco a poco, de cómo se podían optimizar y automatizar los procesos. Una vez que se empieza se abre un mundo de posibilidades". Dicho y hecho, codafish se puso manos a la obra con un plan de proyecto ampliado.»
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Zoho y codafish presentan: "La multifuncionalidad de Zoho One"
¿Obtener, conectar y ordenar datos obtenidos en diferentes fuentes? Esto es pan comido para Zoho One, que incluye Zoho CRM en su paquete de aplicaciones. Otra ventaja de Zoho One es que incluye Zoho Books como herramienta para la contabilidad y Zoho Zoho Marketing Automation para las Newsletter y se pueden conectar fácilmente. El resultado es una base de datos de clientes bien alimentada y sin duplicados. Pero en codafish siempre se intenta ir un paso por delante: ¿Por qué parar cuando está empezando a ser interesante? Nicole Mutschler pensó exactamente lo mismo. «Obtuvimos todo lo que queríamos hacer en un principio y nos dimos cuenta, poco a poco, de cómo se podían optimizar y automatizar los procesos. Una vez que se empieza se abre un mundo de posibilidades». Dicho y hecho, codafish se puso manos a la obra con un plan de proyecto ampliado. Primer paso: el proceso de captación de clientes potenciales, que se reorganizó a través de Zoho CRM. Los clientes potenciales o leads se importan ahora directamente al CRM y reciben automáticamente correos electrónicos al cabo de cuatro semanas como parte del recién creado customer journey, que incluye actividades de preventa y posventa. Con la ayuda de las funcionalidades del software se creó un proceso de ventas completo para clientes nuevos y existentes. No sólo el CRM, sino también la contabilidad se elevaron a un nuevo nivel: se diseñaron e importaron plantillas de correo y PDF compatibles con CI para enviar a los clientes desde Zoho Books. Al mismo tiempo, se conciliaron todas las cuentas de la empresa y se estableció la automatización fiscal. La creación de cuentas de correo a través de Zoho Mail completó gran parte de la digitalización interna, pero codafish fue un paso más allá y creó una tienda online para Höhenbalance basada en Zoho Commerce.
«Correo, CRM, automatizaciones de marketing, contabilidad, la tienda online... Aunque la familiarización pueda parecer dura a priori gracias a codafish quedan claros todos los procesos. Timo nos ayudó mucho en las reuniones desde el principio, nos guió a lo largo del proceso y siempre estuvo disponible para responder a cualquier pregunta que tuviéramos. Esto nos permitió a todos familiarizarnos perfectamente", dice Nicole Mutschler»
Trabajar de forma más sencilla a través de la digitalización: Zoho One
«Siento que hemos avanzado mucho», cuenta Nicole Mutschler, analizando las tareas terminadas dentro del proyecto. Gracias a codafish, se ha reorganizado mucho la estructura de trabajo y Nicole y su equipo se están familiarizando poco a poco con las nuevas aplicaciones. «Correo, CRM, automatizaciones de marketing, contabilidad, la tienda online… Aunque la familiarización pueda parecer dura a priori gracias a codafish quedan claros todos los procesos. Timo nos ayudó mucho en las reuniones desde el principio, nos guió a lo largo del proceso y siempre estuvo disponible para responder a cualquier pregunta que tuviéramos. Esto nos permitió a todos familiarizarnos perfectamente», dice Nicole Mutschler. Aunque todavía están en fase de aprendizaje, ya han aprendido a apreciar y valorar la nueva forma de trabajo con Zoho One. «Todo va encajando poco a poco y estamos comprobando que los customer journeys y los procesos automatizados son un gran alivio en la carga de trabajo. Definitivamente recomendaría Zoho One, porque es genial cómo una aplicación se fusiona con otra y siempre tienes una visión general muy rápida de todo: Ya sea el historial del cliente en Zoho CRM hasta las ventas en Zoho Books«. – Nicole Mutschler, Propietaria y Directora de Höhenbalance GmbH
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