La digitalización de empresa de la mano de Zoho

Conoce el caso de éxito de implementación de la plataforma v para la asociación alemana de cardiología Deutsche Gesellschaft für Kardiotechnik e.V., Amplios procesos empresariales, tareas en constante crecimiento, una gran variedad de programas: Sebastian Melzer, vicepresidente de la necesitaba un sistema estandarizado para poder gestionar todos los requisitos digitales del trabajo de la asociación y de los especialistas. Encontró Zoho, codafish y los límites que superaron juntos. Lea aquí cómo Zoho ha logrado avanzar en la digitalización de la DGFKT y cómo codafish y Sebastian han llevado el sistema a un nuevo nivel.

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Digitalizar y conectar puntos: caso de éxito

Representación, gestión de una asociación científica, editor de revistas, organizador de congresos científicos, cursos y talleres especializados y apoyo a estudiantes: la asociación Deutsche Gesellschaft für Kardiotechnik e.V. es el punto de contacto para profesionales de la cardiología de toda Alemania. El vicepresidente, perfusionista y jefe del departamento de la clínica Asklepios Klinikum Hamburg Harburg, Sebastian Melzer, lleva la gestión en la actualidad de 580 miembros que pueden registrarse, obtener información e inscribirse en eventos a través de su página web: un esfuerzo burocrático y digital que, poco a poco, ha puesto de manifiesto la necesidad de optimizar los procesos de trabajo. «La decisión de integrar un nuevo sistema de software llegó a raíz del constante aumento de tareas y de los requisitos de protección de datos», explica Sebastian Melzter. «Y ya que nos lanzábamos a la digitalización, también queríamos un sistema que nos permitiera gestionar nuestra base de datos, la contabilidad y la gestión de eventos».

El que busca, encuentra: Zoho es la solución perfecta

Sebastian ya trabajaba con el servicio de automatización basado en la web Zapier. Investigando más opciones, se informó y conoció Zoho. El software es exactamente lo que necesitaba, un sistema operativo basado en la nube: la solución que ofrece digitalización de todas las áreas empresariales. Con más de 40 aplicaciones diseñadas específicamente para empresas, Zoho ofrece una amplia capacidad digital. Hasta aquí la teoría. Lo que faltaba era la agencia Partner adecuada para configurar el sistema de acuerdo con las necesidades individuales de la asociación de cardiología. Resumen: había que hacer la búsqueda de Partners de Zoho en el buscador y elegir el adecuado. Tras la primera reunión, Sebastian se decantó por la agencia digital y Partner autorizado que se encargaría del proyecto. «Nos impresionó inmediatamente la implicación de codafish para cumplir nuestros requisitos y deseos», dice Sebastian Melzer. Sebastian definió claramente sus objetivos: Había que reorganizar un sistema CRM de forma que pudiera gestionar todas las necesidades, algunas de ellas muy específicas. En el caso de la asociación, estos requisitos difieren mucho de los habituales en las empresas tradicionales. Lo que parece un reto era una motivación para codafish. Aquí es dónde empieza el proyecto.

«Tras la primera reunión, Sebastian se decantó por la agencia digital y Partner autorizado que se encargaría del proyecto. Nos impresionó inmediatamente la implicación de codafish para cumplir nuestros requisitos y deseos", dice Sebastian Melzer»

¿Que herramientas específicas de Zoho elegir?

¿Qué es lo más importante de un proyecto tan particular? Pensar más allá de estructuras rígidas. Para codafish, esto significa trabajar juntos para preparar el proyecto en coordinación con el cliente. «Nos explicaron los pasos a seguir y definieron las distintas fases del proyecto de forma consensuada con el equipo», afirma Sebastian. Se seleccionaron los módulos y aplicaciones de Zoho adecuadas en función de las necesidades de Deutsche Gesellschaft für Kardiotechnik e.V. El resultado fue un éxito: Zoho WorkDrive, Zoho CRM, Zoho Books, Zoho Subscriptions, Zoho Backstage, Zoho Contract, Zoho Flow y Zoho Forms se configuraron e implementaron para los futuros flujos de trabajo como parte de Zoho One. Una amplia selección de aplicaciones pero con un sistema coherente que cumplía todos los requisitos solicitados por la asociación de Sebastian.

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«Nos explicaron los pasos a seguir y definieron las distintas fases del proyecto de forma consensuada con el equipo", afirma Sebastian. Se seleccionaron los módulos y aplicaciones de Zoho adecuadas en función de las necesidades de Deutsche Gesellschaft für Kardiotechnik e.V.»

Hacer los cambios y seguir funcionando como siempre

El primer paso, la configuración inicial, se terminó rápidamente. Tras ese paso llega el momento de la implementación. Manteniendo todas las operaciones de la asociación en curso, Sebastian y codafish trabajaron a toda máquina y reconstruyeron el proceso de gestión de socios, gestión de participantes, la administración de un programa de apoyo a la formación y la organización completa de eventos y, por último, las integraron en el sistema de contabilidad, todo ello en un plazo de dos meses. Un calendario apretado, en el que Sebastian incluso se marcó un objetivo personal adicional: «Quería entender el lenguaje de scripting DELUGE para poder seguir desarrollando el proyecto en el futuro, especialmente en lo que respecta a Zoho Creator«.

«El registro de nuevos miembros es ahora un flujo de trabajo automático que ha reducido el trabajo administrativo casi a cero, dice Sebastian.»

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Múltiples funciones de Zoho implementadas para clientes: caso de exito

Los objetivos marcados por Sebastian podrían calificarse de «ambiciosos». Pero si nos fijamos en los resultados del proyecto, fueron logrados a la perfección gracias a las potentes funciones de Zoho que codafish implementó y personalizó para Deutsche Gesellschaft für Kardiotechnik e.V.: El sistema de gestión de socios no sólo se redefinió, sino que se configuró utilizando blueprints y se conectó al CRM. «El registro de nuevos miembros es ahora un flujo de trabajo automático que ha reducido el trabajo administrativo casi a cero», dice Sebastian. ¿Lo más difícil? Según la ley de asociaciones, cada nueva afiliación debe ser confirmada por dos avalistas, con los que hay que ponerse en contacto. Además, hay que hacer la consulta al Consejo de Administración. Lo que solía ser un esfuerzo burocrático enorme está ahora casi totalmente automatizado con la ayuda de automatizaciones. Gracias a la conexión entre Zoho Books y Zoho Forms, las donaciones y las cuotas de socios pueden generarse automáticamente como contratos en combinación con los acuerdos establecidos en Zoho CRM. Siempre funcionando en segundo plano: sincronización de datos con el sistema de gestión de contenidos WordPress.

¿Cómo es trabajar con Zoho? intuitivo, personalizado y sin límite de funciones

El resultado de la cooperación de codafish con Deutsche Gesellschaft für Kardiotechnik e.V. puede resumirse en una afirmación: ¡Reto superado y mejorado!. Mejorando los requisitos solicitados además se probó que con Zoho, centrado en gran medida en las ventas y el marketing, también puede adaptarse otro tipo de empresas especializadas. Sebastian Melzer está más que satisfecho con el diseño y funcionamiento de su sistema de Zoho. «Me gusta mucho el funcionamiento de Zoho. Trabajar con los programas es intuitivo, fácil y las sincronizaciones entre aplicaciones son estupendas. Además todo lo que no encaja a priori se puede hacer encajar con bastante facilidad – los módulos especiales autodiseñados en particular facilitan mucho nuestro trabajo.» – Sebastian Melzer, Vicepresidente de la sociedad alemana Deutsche Gesellschaft für Kardiotechnik e.V.

Implementación mano a mano con el cliente

«El éxito del proyecto no consistía únicamente en cambiar el sistema existente, sino cuestionarlo de muchas maneras. Para ello no sólo hacen falta inicitativa y conocimientos, sino también un Partner con experiencia. Entre Sebastian y codafish, la colaboración no solo fue eficaz, sino que, sobre todo, se produjo de tú a tú. "El trabajo de codafish fue muy estructurado, competente y cercano. Sobre todo, la asistencia de Timo Müller fue admirable", dice Sebastian, resumiendo su experiencia.»

Para los proyectos digitales el cielo es el límite

El diseño e implementación de Zoho One para la asociación profesional Deutsche Gesellschaft für Kardiotechnik e.V. es sólo un ejemplo de lo que el sistema es capaz de hacer. Conocemos el potencial de las funciones de Zoho y trabajamos con el cliente para superar cualquier obstáculo o barrera aparentemente insuperable. Gracias a nuestros años de experiencia con Zoho y a nuestros conocimientos de programación, podemos adaptar la digitalización a las necesidades de cada empresa. Estamos encantados de asesorar a nuestros clientes, diseñar el plan del proyecto, ejecutar la implantación y estamos disponibles para la formación de los miembros del equipo de tu empresa y soporte posterior.

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